Maak kennis met Freek Zijlstra, Inkoopadviseur bij NWO-I

Rolde in het inkoopvak

De van oorsprong Delftenaar Freek (32) rondde in Rotterdam eerst de hbo-studie Sportmarketing en Management af, om erna aan de Tilburg University zijn master Organisatiewetenschappen te halen. Zeven jaar geleden rolde hij bij toeval in het inkoopvak.
Freek: "Bij de bloemenveiling Royal Flora Holland, mijn eerste baan, werkte ik twee jaar aan de invoering van een nieuw inkoopsysteem. Ik ging op reis naar Australië en kwam daarna weer uit bij inkoop, bij De Inkoopadviesgroep (nu: FLOTT). Ik werd gedetacheerd of deed adviesopdrachten bij verschillende organisaties in de publieke sector, zoals de Belastingdienst en verschillende gemeentes. Dat werk varieerde van het professionaliseren van een inkoopafdeling tot tijdelijke vervangingen."

Bouwen voor de langere termijn

Freek had zin om met collega's iets op te bouwen voor de langere termijn, in plaats van als gedetacheerde een eeuwige passant te blijven: "De baan bij NWO-I kwam als geroepen. De variatie is heel aantrekkelijk. Na het voorbereidend werk van mijn interim voorganger mag ik inkoop verder vormgeven."

Wat vindt Freek zo leuk aan inkoop? Doet hij thuis ook alle boodschappen? Freek (lacht): "Als inkoopadviseur heb ik contact met alle organisatieonderdelen. Het ene moment ben ik met Team Communicatie bezig met een aanbesteding voor een vertaalbureau en het volgende met een XPS-systeem waarmee DIFFER in een lab allerlei testen kan doen. Inkoop gaat over het aanschaffen van diensten en spullen, zoals ICT, HR en Facilitair, en dan van klein tot groot in euro's."

Aanbestedingen

De overheid formuleerde de Aanbestedingswet in 2012, om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties geld verantwoord uitgeven. Als semioverheid moet NWO-I zich ook aan deze wet houden. "Die wet stoelt op een aantal pijlers", legt Freek uit. "Non-discriminatie-,  gelijkheids-, transparantie- en proportionaliteitsbeginselen. De eerste twee betekenen kortgezegd dat je alle partijen gelijk moet behandelen. Uitgaven en eventuele aanbestedingen moeten transparant tot stand komen. Het proportionaliteitsbeginsel gaat onder andere over de opdrachtwaarde.  


Voor elk bedrag geldt een procedure. Onder € 50.000 mag je zakendoen met jouw leverancier op de hoek (enkelvoudig onderhands aanbesteden). Boven de € 50.000 moet je meervoudig onderhands aanbesteden: offertes opvragen bij drie tot vijf partijen. Als een dienst of product duurder is dan € 221.000 moet de organisatie een Europese aanbesteding starten, die gepubliceerd wordt op Tenderned, de website van de overheid voor aanbestedingen."

Geen allemansvriend

Sommige collega's doen al jaren zaken met vaste leveranciers. Dan is daar ineens ene Freek die hen vertelt dat ze andere leveranciers om een aanbieding moeten vragen?
"Tja", zegt Freek, "als inkoper ben je geen allemansvriend. De aanbestedingswet is er ook om nieuwe marktpartijen een kans te geven. Het komt voor dat organisaties te afhankelijk zijn van één partij of te veel betalen." 
Bij de instituten gaan aanbestedingen vaak over apparatuur die onderzoekers of technici nodig hebben. Freek vaart blind op de technische eisen die deze specialisten formuleren. "Samen denken wij díe onderdelen waarop de aanbieders hun offerte baseren optimaal uit, net als hoe we naar de selectie toe de offertes gaan scoren."

Eigen inkoopentiteit     

"Elk instituut is een eigen inkoopentiteit", vervolgt Freek. "Vanuit het bureau heb ik een adviserende en ondersteunende rol. Iedereen kan me bellen. Het bewustzijn over de aanbestedingswet kan binnen heel NWO-I nog beter. Het gebeurt dat iemand met de beste bedoelingen een offerte van € 70.000 ter ondertekening voorlegt, zonder een aanbestedingstraject doorlopen te hebben.
Op dit moment ben ik bezig met een rondje langs de instituten, om te bespreken waar ik iets kan betekenen. Op basis van bekende inkoopbehoeftes wil ik een overkoepelende aanbestedingskalender samenstellen. Ik kan zo ook beoordelen waar de overlap in behoefte zit en waar in de toekomst schaalvoordeel te behalen is. Elk instituut koopt immers bijvoorbeeld schoonmaak, catering en kantoorproducten in. Ook bij bijvoorbeeld de inkoop van gassen is misschien samenwerking mogelijk.” 

Hoe kijk je als nieuwkomer naar NWO-I?

Freek: "NWO-I is een interessante, maar ook complexe organisatie, met al die verschillende onderdelen en de rol van het bureau in relatie met de instituten. Toen ik me in NWO-I verdiepte was ik meteen zwaar onder de indruk van het wetenschappelijke werk bij de instituten. Ook de verhouding van NWO-D met NWO-I is voor nieuwkomers een speurtocht. We delen sommige dingen met D, zoals Joost en ICT-apparatuur, maar zijn toch losse clubs. Het is nooit saai."

Over Freek privé

Freek woont met zijn vriendin in Utrecht, op fietsafstand van NWO-I. In hun vrije tijd zijn ze druk met de zoektocht naar een koopwoning ("een crime"). Freek voetbalt bij De Rivierwijkers, hij loopt af en toe hard en doet aan wielrennen. Elk jaar rijdt hij een voorjaarsklassieker, binnenkort Luik-Bastenaken-Luik.

Noot van de redactie: bij het verschijnen van deze nieuwsbrief hebben Freek en zijn vriendin een huis gekocht.

Tekst: Anita van Stel

Nieuwsbrief Inside NWO-I, maart 2025
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.