Traject 'Nieuw personeelssysteem NWO-I' in volle gang

De noodzaak voor een nieuw systeem

"Direct na de NWO-transitie zaten we met alle hoofden P&O bij elkaar. De wens was meteen duidelijk: het huidige, verouderde personeelssysteem vervangen door één nieuw uniform systeem voor heel NWO-I. Dit systeem moet minder kwetsbaar en gebruiksvriendelijker zijn en in de cloud kunnen draaien," vertelt Henk.
Hij licht toe dat het project drie verschillende stappen doorloopt: (1) het huidige salaris- en P&O-administratiesysteem Beaufort veilig naar de cloud verplaatsen, (2) het harmoniseren van alle administratieve P&O-processen binnen NWO-I en (3) het vervangen van de huidige portal NWO-I People door een nieuwe portal van Youforce.
"Met het opstarten van dit project moest nog wel even gewacht worden, totdat het project Nieuw Financieel Systeem (NFS) was afgerond. Het tegelijkertijd aanpassen van twee essentiële systemen zou onze organisatie te kwetsbaar maken. Gelukkig konden wij in 2021 ook van start gaan: er is een projectgroep en een stuurgroep gevormd en afgelopen anderhalf jaar veel werk verzet."

Stap 1. Beaufort in de cloud

NWO-I werkt al jaren met het salaris- en P&O-administratiesysteem Beaufort. We waren al gestart met het project 'NPS' toen NWO-D begin 2021 werd gehackt. Het maakte de urgentie en het belang nog duidelijker. De wens ontstond om de data op een veiligere manier onder te brengen in de cloud: de data staan dan niet bij NWO-I zelf, maar worden ondergebracht op een veilige, externe online server. Dankzij de inspanningen van Hans Morsman (NWO-I-applicatie beheer YouForce)  en Ria Wemelsfelder (Salarisadministratie, bureau NWO-I) is deze stap inmiddels succesvol afgerond. De leverancier heeft een zogeheten PEN-test uitgevoerd om zekerheid te verschaffen over de veiligheid van het systeem. Onze NWO-I Chief Information Security Officer (CISO) Stijn Hoogervorst toetst of dit degelijk gebeurd is.
Daarnaast wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een Data Protection Impact Assessment , een toets op de kwaliteit van onze AVG-managementaanpak. Daarbij wordt beschreven welke persoonsgegevens verwerkt worden in het systeem, welke privacyrisico's er zijn en welke maatregelen worden genomen om de risico's te beheersen. "Sorry voor alle afkortingen en Engelse termen", verzucht Henk. 

Stap 2. Werkprocessen harmoniseren

In het traject 'Nieuw Personeelssysteem NWO-I (NPS)' hebben we te maken met tien verschillende partijen: de negen instituten en bureau NWO-I. En met allemaal andere P&O-werkprocessen en -systemen. Het is dan nodig dat we eerst de processen in kaart brengen en beschrijven, voordat we die kunnen harmoniseren.
Henk: "Maar dat is nog niet zo makkelijk, want iedereen vindt zichzelf uniek. Onder begeleiding van externe partij VASCO zijn we dan ook gestart met het bezoeken van alle instituten en vervolgens hebben we interactieve workshops gehouden om de processen te bespreken en te beschrijven. We hebben daarbij gebruikt gemaakt van ervaringen in het NFS-project. Dankzij de constructieve afstemming in het functioneel P&O-overleg hebben we uiteindelijk redelijk eenvoudig de processen met elkaar vastgesteld, die vervolgens door de stuurgroep en de instituutsmanagers zijn goedgekeurd. We hebben in dit traject heel efficiënt gewerkt en uiteindelijk blijken we toch veel gemeenschappelijk te hebben".

Stap 3. Youforce-portal vervangt NWO-I People

De volgende stap is het stopzetten van de portal NWO-I People, die nu veel gebruikt wordt binnen NWO-I, en deze vervangen door de nieuwe Youforce-portal. Youforce is een portal waarin medewerkers, en ook managers en P&O-professionals, snel en eenvoudig hun P&O-zaken regelen. Youforce wordt nu al door bureau NWO-I en een aantal NWO-instituten gebruikt en binnenkort stapt heel NWO-I hier op over. "We streven ernaar om op 1 juli a.s. live te gaan met het nieuwe systeem Youforce. Toch zijn we er dan nog niet", zegt Henk voorzichtig. "Op dat moment kan nog niet iedereen in de portal werken; er komt een overgangsfase. We zullen in ieder geval tot eind 2022 bezig zijn met het implementeren van het systeem. Zo zijn we bijvoorbeeld nog bezig met verschillende issues. Zo heb je verlofregistratie en tijdschrijven; deze worden elk eenmalig geregistreerd in een apart systeem, maar dan moeten die systemen met elkaar gaan praten. En het bouwen van die koppeling kost tijd. Dus ja, we gaan in juli live met een aantal zaken, maar sommige dingen doen we later. We willen zorgvuldig te werk gaan. Je moet het zo zien: op 1 juli krijgen we het nieuwe huis dat we daarna verder gaan inrichten".

Wat merkt de NWO-I-medewerker?

"Stapsgewijs zal NWO-I People vervangen worden door de nieuwe Youforce portal. Youforce biedt als het ware een employee self service. Als je nu een adreswijziging doorgeeft in NWO-I People, komt deze binnen in een mailbox en P&O typt deze over in Beaufort. Straks wordt zo'n wijziging - uiteraard met een check door P&O - meteen in het systeem verwerkt. De medewerker kan zijn of haar eigen wijzigingen ook volgen, zoals een verlof- of AVOM (arbeidsvoorwaarden op maat)-aanvraag. Alle correspondentie over wijzigingen wordt geregistreerd in de Youforce portal. Bovendien worden alle personeelsdossiers gedigitaliseerd en je eigen dossier kun je straks inzien via de portal. Het systeem zal ook veel gebruiksvriendelijker zijn."

Aanbestedingsprocedure salaris- en P&O-administratiesysteem in 2024

In de loop van 2023 is  Youforce volledig geïmplementeerd. Dan is NWO-I er nog niet, volgens Henk. "YouForce is van dezelfde leverancier (Raet) als ons oude systeem Beaufort.  Beaufort blijft 'onder de motorkap' draaien voor de salarisverwerking.  Wet- en regelgeving schrijven voor dat als je lang met dezelfde leverancier werkt er op een gegeven moment een aanbestedingsprocedure gestart moet worden. Aanbesteden kan niet als je met tien verschillende processen werkt. We gaan in 2024 op zoek naar het gunstigste systeem voor onze NWO-I -medewerkers tegen de laagste prijs. Gelukkig hebben we tegen die tijd met de geharmoniseerde werkprocessen ervaring opgedaan; daarmee kunnen we heel gericht gaan rondkijken bij verschillende partijen. Bij dit proces, waarbij er een reële kans is dat we van leverancier en systeem zullen wisselen, zal de ondernemingsraad nauw betrokken worden".

Dubbelrol

Henk is zowel P&O-manager bij een instituut als projectleider. Dat is lastig, maar het levert ook kansen op. Hij is zich dat bewust. "Het is heel handig dat ik iedereen goed ken, ik herken meteen wat er bij de instituten speelt en waar de belangen liggen. Maar het kan ook onhandig zijn, dat ik soms een belangenafweging heb en bepaalde keuzes moet maken. Dan is het eigenlijk handiger dat iemand van buiten de organisatie die knoop doorhakt. Daarom moet je vooral in het voortraject veel overleggen en afstemmen. En in de uitvoering moet je als een soort 'dictator' zeggen: 'zo gaan we het doen'. Gelukkig toetst de stuurgroep alles wat wij uitvoeren en neemt de uiteindelijke besluiten".

Bereidheid tot verandering

De vraag is of het voor de instituten, die nog niet met Youforce werken, een grote stap is om met een nieuw systeem te starten. "Ik merk veel veranderingsbereidheid in de organisatie en er is veel draagvlak bij de P&O-medewerkers. Die zijn op dit moment het nieuwe systeem volop aan het testen. Wat wel lastig is, is dat de instituten een verschillende achtergrond hebben. En er nu met verschillende systemen gewerkt wordt. Zo heeft NIOZ de personeelsmodule van Unit4 in gebruik en registreren ook CWI en ASTRON het verlof in een ander systeem. En natuurlijk heeft ieder instituut zijn eigen wensen. De ene wil Luxaflex, maar de ander vond de gordijnen juist zo fijn. We doen ons best om alle best practices uit de instituten zoveel mogelijk te gebruiken. Dit gaan we gezamenlijk doorontwikkelen".

##

Meer informatie over de portal volgt binnenkort

Binnenkort ontvangen NWO-I-medewerkers meer informatie over de nieuwe portal 'Youforce', hoe zij toegang krijgen tot deze portal en per wanneer.

Tekst: Melissa Vianen
Nieuwsbrief Inside NWO-I, juni 2022
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.