Succesvolle start van pilot nieuw NWO-I personeelssysteem (NPS)
In de Inside NWO-I van juni schreven we al dat NWO-I bezig is met de overstap naar één uniform personeelssysteem. Met de nieuwe portal Youforce harmoniseert NWO-I de personeelsprocessen in alle instituten. Youforce vervangt de portal NWO-I People. Op 24 oktober startte de pilot bij NWO-instituut DIFFER en binnenkort volgt bureau NWO-I (inclusief de medewerkers die bij de universiteiten werken). De eerste reacties van gebruikers zijn positief: de portal is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. NWO-I hoopt dat Youforce begin volgend jaar bij alle NWO-instituten beschikbaar is.
Licht op groen
Henk Tamsma is projectleider Youforce. Hij vertelt dat de livegang bij DIFFER probleemloos is verlopen. Youforce is vooraf uitgebreid getest, onder andere op privacy-gevoeligheid. “Er is samen met de centrale privacycoördinator een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd. De functionaris gegevensbescherming heeft daar feedback op gegeven en benoemd dat we met het document compliant zijn. Allerlei specialisten hebben de veiligheid gecheckt. Door leverancier VISMA Raet zijn zogenaamde PEN-testen uitgevoerd om in de praktijk te testen of het systeem te hacken is. ICT collega’s van Nikhef doen als ‘ethische hackers’ samen met onze CISO nog een PEN-test, als extra toets. Voor de pilot staan het licht op groen.” Tamsma legt uit dat er - voordat Youforce van pilot naar volledige uitrol over kan - over sommige delen van de implementatie nog overleg plaatsvindt met de medezeggenschap. Het gaat hierbij om die delen waarin het nieuwe personeelsinformatiesysteem afwijkt van het huidige.
Iedereen vindt zijn weg
Wat betekent de overgang naar Youforce voor collega’s bij instituten? Aanvragen voor deelname aan arbeidsvoorwaarden op maat (AVOM), verlofadministratie, inzien van salarisstroken en het wijzigen van persoonlijke gegevens in het digitaal personeelsdossier lopen straks via Youforce. Elke collega krijgt persoonlijke toegang tot de Youforce portal en kan zelf de persoonlijke data veranderen. Met het nieuwe systeem kan een individuele medewerker nog beter zien welke gegevens over hem of haar in het personeelsinformatiesysteem zijn opgenomen. De overzichten – bijvoorbeeld van verlof - zijn uitgebreider. Als een instituut voor de livegang aan de beurt is wordt elke medewerker daarover ingelicht. NWO-I collega’s met veel ervaring met Youforce zullen het gebruik ervan demonstreren. Ook zijn er basishandleidingen (Quick Reference kaarten) gemaakt. Het overzetten van alle personeelsdossiers is in voorbereiding. “Alles wordt efficiënter“, belooft Tamsma. Als voorbeeld van verbetering noemt hij dat leidinggevenden verlof van hun medewerkers in Youforce kunnenzien. BIJ DIFFER verloopt de pilot goed. “Iedereen vindt zijn weg in de portal”, bevestigt Ed van Wijk, hoofd Engineering support bij DIFFER. Hij geeft leiding aan technici van de mechanische werkplaats, tekenkamer, elektronica en software engineering. “De technici schieten nu zelf hun verlofaanvraag in het systeem. Er waren wat startvragen, bijvoorbeeld over het afboeken van wettelijk of bovenwettelijk verlof, maar die hobbels werden snel genomen. Minder administratieve last betekent voor mij dat ik meer tijd overhoud voor persoonlijk contact met de collega’s.”
Nieuwe wensen
De workflow ‘verzuim’ is de laatste inhoudelijke module die nog ingericht moet worden. Tamsma verwacht dat dit eind van dit jaar gerealiseerd zal zijn. “Zodra je een nieuw systeem in gebruik neemt, komen er altijd nieuwe wensen naar boven”, zegt hij. “Zo wees ICT ons erop dat het inloggen via SURFconext heel handig zou zijn. Dat hebben we deze zomer nog laten bouwen en bij DIFFER werkt het. De projectgroep is daarnaast nog bezig met een module voor het digitaal tekenen van documenten. Ook was er de grote behoefte om het financiële systeem U4ERP te koppelen aan Youforce. Sommige instituten schrijven hun tijd via U4ERP, maar dan is het handig dat het geschreven verlof simultaan in Youforce komt te staan. Je wilt werktijd, roosters of verlof immers niet dubbel in hoeven te voeren. Het is vanzelfsprekend belangrijk dat de twee systemen dezelfde informatie bevatten, niet in het minst vanwege de controle door de accountants. We zijn ver met het automatiseren van die koppeling. Collega’s van NIOZ hebben er veel ervaring mee en zij hebben ons de juiste oplossingsrichting voorgesteld. Gaandeweg krijgen we een heel mooi nieuw systeem.”
Tekst: Anita van Stel/Melissa Vianen
Nieuwsbrief Inside NWO-I, november 2022
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.