Tijdschrijven bij NWO-I: meer inzicht in wie waaraan werkt
Op 1 januari 2023 startten de medewerkers van het bureau NWO-I met tijdschrijven. Een groot deel van de instituten ging hen voor. Met uitzondering van het NSCR en de Beheerseenheid Universitaire Werkgroepen (BUW) schrijft de gehele NWO-I organisatie nu tijd met U4ERP.
Wat levert dit op? En waarom registreren nu alle vaste medewerkers hun gewerkte uren?
Dezelfde werkprocessen
Jan van der Boon, interim algemeen directeur NWO-I, licht toe: "Tijdschrijven biedt onze organisatie meer inzicht in de spreiding van de capaciteit, in instituten, het bureau en over verschillende projecten. Veel subsidieverstrekkers eisen een nauwgezette verantwoording van op projecten gewerkte uren. Dat is al lang zo en instituten zijn eraan gewend. We hebben besloten tijdschrijven voor iedereen in te voeren, om de werkprocessen daarmee gelijk te trekken. Dat houdt inderdaad in dat ook medewerkers in ondersteunende functies hun gewerkte tijd verantwoorden".
Het kost niet veel tijd
Van der Boon legt uit dat dit belangrijk is voor de interne doorbelasting van arbeidskosten, bijvoorbeeld als collega's - tijdelijk of langer - voor een ander onderdeel van NWO-I werken. Welke diensten verleent bureau NWO-I voor alle of afzonderlijke instituten? Ook dat wordt via tijdschrijven duidelijker.
Van der Boon noemt nog een voordeel: "Met de informatie die we uit tijdschrijven krijgen kan NWO-I werkdruk - zowel van collega's die te weinig werk hebben als te veel - beter beteugelen". De ervaring leert, recent ook na de start van het tijdschrijven bij het bureau NWO-I, dat iedereen er snel mee uit de voeten kan en dat tijdschrijven niet veel tijd kost. Hij voegt toe dat het zeker niet de bedoeling is medewerkers via tijdschrijven te controleren op wat ze doen. "Er is veel vertrouwen dat onze collega's hun taken goed invullen. Het gaat om inzicht in de capaciteit."
Hoe werkt het?
Alleen medewerkers met een contract van NWO-I schrijven tijd, medewerkers van de BUW en inleen- en uitzendkrachten niet.
Tijdschrijven gebeurt in U4ERP, het financieel systeem van NWO-I. De medewerker schrijft tijd op werkorders (meestal een afdeling) en de leidinggevende, projectleider of controller keurt dit goed. Anderen hebben geen inzicht in wat de medewerker invoert. Als de leidinggevende de registratie niet goedkeurt, krijgt de medewerker gelegenheid de gegevens aan te passen. Uitzondering op deze werkwijze is het NSCR. Daar wordt voorlopig alleen tijd geschreven op projecten waarbij subsidieverstrekkers een gedetailleerde verantwoording van gewerkte uren vragen.
Tekst: Anita van Stel
Nieuwsbrief Inside NWO-I, februari 2023
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.