Van tijdelijk naar nieuw besturingsmodel NWO-I
NWO-I heeft in de afgelopen twee jaar geleerd te werken met een nieuw besturingsmodel. Hierin staan samen besturen en uitvoeren centraal.
Na een goede evaluatie (in 2024), enkele aanpassingen en vervolgens een positief advies van de Raad van Toezicht en de Centrale Ondernemingsraad, is het besturingsmodel nu definitief. Het bestuur stemde woensdag 23 april 2025 in met het nieuwe model en de daarbij behorende wijzigingen van de statuten en het huishoudelijk reglement van onze stichting.
Aanleiding voor aanpassingen: hoe zat het ook alweer?
In juni 2021 vertrok de directeur NWO-I. Het Stichtingsbestuur van NWO-I, de instituutsdirecteuren en de medezeggenschap besloten vervolgens in 2022 geen nieuwe directeur te werven, maar de taken van de directeur te verdelen over de leden van het bestuur, de directeur bedrijfsvoering NWO-I (die directeur NWO-I a.i. werd) en het hoofd strategische ondersteuning NWO-I. Een jaar later legde de directeur bedrijfsvoering, en daarmee ook de directeur NWO-I a.i., zijn taken neer. Hiermee kwamen de statutaire posities van zowel de directeur NWO-I als de directeur bedrijfsvoering NWO-I vrij.
Het Stichtingsbestuur stelde hierop een tijdelijk bestuursmodel in. Er werd niet gezocht naar interim-directeuren. Alle taken van de directeuren werden verdeeld over bestaande functionarissen: de bestuursleden zelf, de instituutsdirecteuren, instituutsmanagers en het managementteam van bureau NWO-I. De belangrijkste gedachte hierachter was het samen besturen en realiseren van veranderingen, met gedeeld eigenaarschap en verspreide verantwoordelijkheid voor de uitvoering en het beleggen van taken daar waar ze het beste uitgevoerd kunnen worden.
Evaluatie tijdelijk besturingsmodel
In het voorjaar 2024 is het tijdelijke besturingsmodel zorgvuldig geëvalueerd, met alle betrokkenen, en met hulp van een extern adviesbureau. Hieruit kwamen leerpunten en verbeterpunten, zoals op het gebied van werkdruk en taakverdeling. Het oordeel was verder vooral positief: er is meer verbinding tussen de instituten en de verantwoordelijkheid op gezamenlijke onderwerpen wordt beter gepakt.
Van tijdelijk naar definitief
Naar aanleiding van de evaluatie heeft en klein comité (voorzitter van het bestuur, instituutsdirecteur, instituutsmanager, twee leden van MT bureau NWO-I en de medezeggenschap) een concreet voorstel uitgewerkt voor het gewenste nieuwe bestuursmodel. Dit voorstel is in december 2024 door het Stichtingsbestuur goedgekeurd.
Vervolgens zijn de hiervoor benodigde aanpassingen van de NWO-I-statuten en het huishoudelijk reglement in concept gedaan. Deze werden eind januari 2025 ter besluitvorming aangeboden aan het Stichtingsbestuur. En daarna ter advies voorgelegd aan de Raad van Toezicht en de Centrale Ondernemingsraad. Na positief advies van beide organen besloot het Stichtingsbestuur op 23 april tot het definitief invoeren van het besturingsmodel. De nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement zijn per 1 mei 2025 van kracht.
Het nieuwe besturingsmodel
Maar wat is er nu eigenlijk veranderd? De belangrijkste wijziging ten opzichte van de situatie vóór het tijdelijke model, is het schrappen van de functies van directeur NWO-I en directeur bedrijfsvoering NWO-I. Die bestaan niet meer. Hun taken zijn verdeeld over bestuursleden, instituutsmanagers en hoofden van het bureau.
Op het bureau NWO-I is een driekoppige directie gevormd, bestaande uit de hoofden Bestuursondersteuning & Strategie (B&S), Finance & Control (F&C) en Personeel & Organisatie (P&O). De directie is formeel belast met de dagelijkse leiding over het bureau en geeft uitvoering aan bestuursbesluiten. Samen met de domeinhoofden Juridische Zaken (JZ), Communicatie en Informatiemanagement vormen zij het managementteam van het bureau, zoals ook in het tijdelijke model al het geval was.
De inhoudelijke afstemming van de NWO-I-brede bedrijfsvoering vindt plaats tussen de domeinhoofden en -adviseurs (waaronder ook Arbo, Vastgoed en Inkoop) bij het bureau en de instituutsmanagers. De instituutsmanagers hebben ieder een domein onder hun hoede als portefeuillehouder. Zij bespreken de gang van zaken van de stichting in het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO).
Strategische onderwerpen en wetenschapsbeleid worden primair in het Directeurenoverleg (DO) besproken. Ook hier geldt dat alle instituutsdirecteuren op bepaalde onderwerpen portefeuillehouder zijn, waarbij ze worden ondersteund door beleidsadviseurs van het bureau. Uiteindelijk neemt het Stichtingsbestuur de formele besluiten voor zowel bedrijfsvoering als strategische onderwerpen.
Meer duidelijkheid
De afgelopen twee jaar is gebleken dat deze nieuwe manier van besturen duidelijk meerwaarde heeft voor NWO-I. Het vergroot het vertrouwen en de betrokkenheid in de organisatie. Ook voor het bureau NWO-I, waar de dagelijkse aansturing sinds het vertrek van de voormalige directeuren soms tot onduidelijk leidde, schept het nieuwe model helderheid. Met de genomen aanpassingen aan onze besturing is NWO-I klaar voor de toekomst. Klaar om samen deze prachtige wetenschapsorganisatie verder vooruit te helpen.
Vragen
Heb je vragen over het nieuwe bestuursmodel van NWO-I? Neem dan contact op met jouw instituutsdirecteur, instituutsmanager of een collega van het MT van het bureau NWO-I.
Nieuwsbrief Inside NWO-I, mei 2025
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.