Maak kennis met Wout Jan Ykema, Manager Vastgoed bij NWO-I
Vastgoed moet mee kunnen bewegen met de behoefte van de organisatie
‘Excellente huisvesting die aansluit bij de behoefte van de collega’s’: dat is het doel van het driekoppige team Vastgoed bij bureau NWO-I. Sinds eind 2024 staat Wout Jan Ykema aan het hoofd van dit team dat zich bezighoudt met alle gebouwen van NWO-I. Na een rondje langs de instituten heeft Wout Jan een goed beeld van de staat van onderhoud en de capaciteit van de gebouwen. Hij wordt blij van de duurzaamheidsambitie van NWO: “We willen eerder dan in 2050 klimaatneutraal voor elkaar hebben.”
Capaciteitsmanagement
Twintig jaar lang was Wout Jan Ykema (1970) verantwoordelijk voor de totale huisvesting van het Randstadconcern, marktleider in de uitzendbranche. Randstad had in totaal bijna 700 vestigingen in Nederland, van onder meer ook Tempo-Team en Yacht. “In 1998 vond je op elke hoek van de straat een uitzendbureau van Randstad”, vertelt Wout Jan. “Door veranderende marktomstandigheden, zoals meer online werving van personeel, waren er steeds minder kantoren nodig. Ter voorkoming van leegstand stootte Randstad vestigingen af. Bij mijn vertrek in 2017 was de huisvestingsportefeuille meer dan gehalveerd.”
Organisaties bewegen
Na Randstad werd Wout Jan ondernemer: hij bedacht met een compagnon een kantorenconcept. Vervolgens ontwikkelde hij zorgwoningen voor ouderen en was interim asset manager. Eind oktober 2024 kwam NWO-I op zijn pad. “Ik was op zoek naar verbreding en verdieping in mijn werk. NWO-I biedt dat: met zo’n 1800 medewerkers en 120.000 m² aan vastgoed is er veel dynamiek. Organisaties zoals NWO-I bewegen sneller dan vastgoed. Je moet dus continu vooruitkijken.”
Inzicht geeft overzicht
Bij NWO-I is het grootste deel van de gebouwen en grond in eigendom. Voor enkele instituten wordt ruimte gehuurd. Doordat er veel kapitaal zit in bijvoorbeeld labs en cleanrooms zijn instituten niet geneigd om te verhuizen. Maarten Kruizinga, de voorganger van Wout Jan, maakte eerder een inventarisatie van de status van de NWO-I-gebouwen, inclusief de daaraan gekoppelde financiële uitdagingen. Wout Jan: “Mijn lijfspreuk is ‘inzicht geeft overzicht’. Vanuit de inventarisatie stellen we een strategisch vastgoedplan op dat een doorkijk geeft naar de komende tien à twintig jaar. Welke kant gaat onze organisatie op, groei of krimp, kopen of juist huren? Hoe lang kunnen gebouwen nog mee?”
De gelaagdheid scherp
In 2023 zette NWO-I het Vastgoed Onderhoudsfonds op, om daarmee het onderhoud van alle gebouwen binnen NWO-I voor de lange termijn op de rails te zetten. Wout Jan legt uit dat NWO-I zich nu in de volgende fase bevindt, met voor elk gebouw geautomatiseerde meerjarenonderhoudsplanningen die vertaald worden naar jaarplannen. Alle tien NWO-instituten hanteren dezelfde uitgangspunten en vergelijkbare cijfers. “Investeringen voor een renovatie of nieuwbouw komen uit een ander potje dan onderhoud”, legt hij uit. “Met alle betrokkenen hebben we die gelaagdheid heel scherp op het netvlies.”
Rijp en groen
Hoe staan de panden van NWO-I ervoor? Wout Jan noemt de vastgoedportefeuille ‘rijp en groen door elkaar’. “Sommige gebouwen zijn state-of-the-art. Andere oudere panden hebben meer onderhoud nodig. Denk aan NIOZ op Texel, waar de zeelucht inwerkt op de gevels en het houtwerk. Een van mijn opvattingen – en tegelijkertijd de uitdaging - is dat groei luxe is en dat vastgoed mee moet kunnen bewegen met de behoefte van de organisatie, in plaats van dat uitbreiding van onderzoek door gebrek aan ruimte niet door kan gaan. Ik krijg steeds meer zicht op die behoeftes. Het ene instituut heeft ruimte over en bij een ander hangen ze - bij wijze van spreken - met de benen uit de ramen.”
Ruimte delen
Dit capaciteitsmanagement is een van zijn taken. Wout Jan is voorstander van het collectief gebruik van ruimte en faciliteiten. Door ruimte met elkaar te delen ontstaat een dynamischere omgeving waarin meer collega’s elkaar ontmoeten en inspireren, vindt hij. Wout Jan: ”Ook vanuit vastgoedoogpunt biedt dat voordelen, want NWO-I kan dan gerichter investeren in betere voorzieningen. Beter één goed bedrijfsrestaurant dan vijf halflege kantines.”
Eerder klimaatneutraal
Boven alle veranderplannen hangt de duurzaamheidsambitie die NWO als maatschappelijke organisatie met een voorbeeldfunctie heeft neergezet: in 2050 klimaatneutraal en in 2030 al een omvangrijke COշ-reductie. Wout Jan is blij met deze NWO-drijfveer. “Wij willen eerder dan in 2050 klimaatneutraal voor elkaar hebben. Daarom formuleren NWO-D en NWO-I nu een gezamenlijk duurzaamheidsprogramma. Voor NWO-I ligt de focus op vlakken als energie-efficiëntie, circulariteit, omgevingsimpact, aardgasgebruik, klimaatadaptatie en mobiliteit. We richten ons ook op het eigen wetenschappelijk onderzoek, inclusief de grote wetenschappelijke infrastructuur bij de instituten, zoals de telescopen, magneten, datacenters en de varende vloot.”
Nieuwe collega’s op duurzaamheid
In het team Vastgoed loopt de werving voor een nieuwe adviseur voor verduurzaming van het vastgoed en de bedrijfsvoering. Parallel zoekt NWO-I ook een beleidsadviseur duurzaamheid van het wetenschappelijk onderzoek en infrastructuur, die in het team Bestuursondersteuning & Strategie van Peter Spijker gaat werken. NWO-D werft een projectmedewerker duurzaamheidsrapportages. “NWO zet dus breed in op dit thema,” zegt Wout Jan.
Inleven
Waar wordt Wout Jan in zijn werk bij NWO-I nog meer blij van? Wout Jan: “Ik haal er veel voldoening uit als collega’s met plezier naar kantoor komen en zich daar veilig en geborgen voelen.” Bij veranderingen treedt vaak weerstand op, weet hij uit zijn jarenlange ervaring, want mensen hechten zich aan een stek, maar de praktijk wijst uit dat weerstand verdwijnt als ze de voordelen ervaren. “Ik haal mensen soms uit hun comfortzone. Kleine verbeteringen – zoals minder of juist meer lichtinval – zorgen al voor verhoogd werkplezier. Sommige collega’s hebben voor hun denkwerk behoefte aan rust. Je kunt dus niet zomaar iedereen in een kantoortuin persen. Waarom kiezen mensen in een flexwerkplekomgeving meestal voor hetzelfde bureau? In mijn rol moet ik me kunnen inleven in die heel verschillende collega’s.”
Over Wout Jan privé
Wout Jan deed de HEAO in Groningen en volgde erna een vastgoedopleiding. Met zijn vriendin en drie kinderen woont hij in Hilversum. In zijn vrije tijd zit hij bij voorkeur op het water: “Ik was wedstrijdzeiler en instructeur, en in de zomervakanties zeilden we in het buitenland. Nu heb ik een sloepje op de Loosdrechtse plassen. Op een boot ben ik gelukkig.”
Tekst: Anita van Stel
Nieuwsbrief Inside NWO-I, april 2025
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.