Print deze pagina

Financieel systeem U4ERP

NWO-I werkt sinds 1 mei 2021 met het financieel systeem U4ERP. Het wordt gebruikt door alle negen NWO-instituten en bureau NWO-I.
De universitaire werkgroepen (BUW) gebruiken dit systeem niet.

 

Impact

De impact van U4ERP is het grootst voor de collega's van de afdelingen Financiën, Projecten en Inkoop. Alle andere ruim 1.800 medewerkers van de NWO-instituten en Bureau NWO-I hebben op kleinere schaal te maken met U4ERP. Zij werken voornamelijk met de volgende drie modules binnen het NFS: tijdschrijven, reizen en declaraties en bestelaanvragen. Klik hier om naar U4ERP te gaan.

Tijdschrijven

Uiteindelijk gaan alle ruim 1.800 medewerkers van NWO-I hun werkuren registreren. Enkele instituten doen dat al. Voor de andere instituten en Bureau NWO-I is uren schrijven nieuw.
Door uren te gaan schrijven, krijgen we meer inzicht in waar we onze tijd aan besteden. Dat geldt ook voor overheden en partijen buiten NWO-I. Al jaren eisen subsidiegevers dat we aantonen hoeveel uur er naar projecten gaat.
Het tijdschrijven wordt gefaseerd ingevoerd volgens onderstaand schema.

  • Vanaf 1 mei 2021 schrijven de NWO-instituten ASTRON en SRON tijd.
  • DIFFER, AMOLF en ARCNL schreven al jarenlang tijd in een ander systeem; zij stapten op 1 juli 2021 over naar registratie in U4ERP. Hetzelfde geldt voor het NIOZ. Daar stappen ze iets later, maar voor 2022 over.
  • De medewerkers van de NWO-instituten CWI en Nikhef registreren ook al langere tijd hun werkuren. Zij stappen op 1 januari 2022 over naar de 'tijdschrijfmodule' in U4ERP.
  • Ten slotte is tijdschrijven ook nieuw voor het NWO-instituut NSCR en Bureau NWO-I. Ook zij beginnen op 1 januari 2022.

Reizen en declaraties

Met de komst van U4ERP dienen alle medewerkers van de instituten en Bureau NWO-I (buitenlandse) reisaanvragen en onkostendeclaraties in via de module Reizen en declaraties in het nieuwe systeem.

Bestelaanvragen

De hele keten van offerte tot en met betaling verloopt voortaan in de U4ERP-module Inkoop (Engels: Procurement). Het gaat hierbij om het aanschaffen of inhuren van bijvoorbeeld goederen, producten of diensten tegen de juiste voorwaarden. Denk aan grote aanbestedingen binnen projecten zoals een nieuw apparaat of de verbouwing van een pand. Maar het geldt net zo goed voor kleinere aanschaffen zoals pennen, een relatiegeschenk of bloemen voor een collega. Sommige medewerkers doen deze aanvragen (Engels: Requisitions) binnen U4ERP. Zij zetten dan, eventueel na een offertetraject, een bestelling of dienst in het systeem. De aanvraag gaat vervolgens naar de budgetverantwoordelijke voor goedkeuring, waarna de medewerker met de rol 'inkoper' binnen het instituut of bureau de daadwerkelijke bestelling doet.
Na levering van het product of de dienst volgt de factuur, die ook weer binnen U4ERP langs de verantwoordelijken 'reist' voor akkoord voordat de uitbetaling plaatsvindt. Hoe dit hele inkoopproces er precies uitziet en wie binnen jouw organisatie welke rol heeft, verschilt per locatie.

Trainingen, instructies en demo's

In U4ERP zitten handleidingen en verwijzingen naar instructievideo's. Een helpdesk is nog beschikbaar tot en met juni 2021. Er volgen ook nog enkele trainingen-on-the-job, waarbij je met anderen na de eerste maand bijvoorbeeld samen gaat tijdschrijven in een live sessie. Een trainer neemt daarbij iedereen stap-voor-stap door het systeem heen.  

Vragen

Heb je nu vragen of wil je iets weten, zoek dan contact met je contactpersoon uit je eigen instituut, Bureau NWO-I of je leidinggevende.

Confidental Infomation