Print deze pagina

Begin mei 2021 Nieuw Financieel Systeem U4ERP voor NWO-I

NWO-I krijgt per 1 mei 2021 een Nieuw Financieel Systeem (NFS). Dit systeem heet U4ERP en zal worden  gebruikt door alle negen NWO-instituten en bureau NWO-I. De universitaire werkgroepen (BUW) maken géén gebruik van dit systeem. De impact van het nieuwe UNIT4ERP is het grootst voor de collega’s van de afdelingen Financiën, Projecten en Inkoop. Maar in praktijk zal de invoering van UNIT4ERP voor de ruim 1.800 NWO-I-medewerkers bij de instituten en bureau NWO-I verandering brengen op de volgende gebieden: tijd schrijven, reizen en declaraties en bestelaanvragen.

Per instituut en bij bureau NWO-I ziet de invoering van het U4ERP en het gebruik van de modules Tijdschrijven, Reizen en declaraties, en Bestelaanvragen er anders uit. De komende weken krijg alle medewerkers in stappen de informatie die ze nodig hebben, onder andere op deze pagina.

AMOLF, ARCNL, Nikhef, DIFFER en bureau NWO-I gaan na

 

ASTRON, CWI, NIOZ, NSCR en SRON volgen over

 

Terugblik

In december jl. werd de beoogde livegang van het NFS op 1 januari 2021 uitgesteld door onverwachte problemen. Meteen werkte het NFS-projectteam hard door en maakte een nieuwe planning. Op 13 februari 2021 werden we vervolgens onaangenaam verrast door de netwerk hack van NWO. Gelukkig zette het NFS-projectteam er flink de schouders onder en wist men het project wonderlijk genoeg direct te hervatten. Het systeem staat inmiddels als een huis en de medewerkers van de afdelingen Financiën trainen en oefenen nu volop met het systeem om het goed in de vingers te krijgen. Alles is op tijd en vanaf 1 mei a.s. gaat het U4ERP live.

Wat verandert er?

De impact van het nieuwe U4ERP is het grootst voor de collega’s van de afdelingen Financiën, Projecten en Inkoop. Zij zullen het systeem dagelijks gebruiken voor onder meer crediteurenadministratie, contractmanagement en grootboek. Alle andere medewerkers van de NWO-instituten en bureau NWO-I krijgen op kleinere schaal te maken met het NFS. Zij gaan vanaf 1 mei of later werken met de volgende drie modules binnen het NFS:

Tijdschrijven
Uiteindelijk gaan alle ruim 1.800 medewerkers van NWO-I hun werkuren registreren. Enkele instituten doen dat al. Voor de andere instituten en bureau NWO-I is uren schrijven nieuw. Door uren te gaan schrijven krijgen we meer inzicht in waar we onze tijd aan besteden. Dat geldt ook voor overheden en partijen buiten NWO-I. Al jaren eisen subsidiegevers dat we aantonen hoeveel uur er naar projecten gaat. Het tijdschrijven wordt gefaseerd ingevoerd volgens onderstaand schema.

  • Op 1 mei 2021 gaan de NWO-instituten AMOLF, ARCNL, ASTRON en SRON tijdschrijven.
  • DIFFER schrijft al jarenlang tijd in een ander systeem; zij stappen op 1 juli 2021 over naar registratie in U4ERP. Hetzelfde geldt voor het NIOZ. Daar stappen ze iets later, maar voor 2022 over.
  • De medewerkers van de NWO-instituten CWI en Nikhef registreren ook al langere tijd hun werkuren. Zij stappen op 1 januari 2022 over naar de ‘tijdschrijfmodule’ in U4ERP.
  • Ten slotte is tijdschrijven ook nieuw voor het NWO-instituut NSCR en bureau NWO-I. Ook zij beginnen op 1 januari 2022.

Reizen en declaraties
Met de komst van U4ERP gaan alle medewerkers van de instituten en bureau NWO-I (buitenlandse) reizen aanvragen en onkostendeclaraties indienen via de module Reizen en declaraties in het nieuwe systeem.

Bestelaanvragen
De hele keten van offerte tot en met betaling verloopt voortaan in de U4ERP-module Inkoop (Engels: Procurement). Het gaat hierbij om het aanschaffen of inhuren van bijvoorbeeld goederen, producten of diensten tegen de juiste voorwaarden. Denk aan grote aanbestedingen binnen projecten zoals een nieuw apparaat of de verbouwing van een pand. Maar het geldt net zo goed voor kleinere aanschaffen zoals pennen, een relatiegeschenk of bloemen voor een collega. Sommige medewerkers gaan deze aanvragen (Engels: Requisitions) doen binnen U4ERP. Zij kunnen dan, eventueel na een offertetraject, een bestelling of dienst in het systeem zetten. De aanvraag gaat vervolgens naar de budgetverantwoordelijke voor goedkeuring, waarna de medewerker met de rol ‘inkoper’ binnen het instituut of bureau de daadwerkelijke bestelling doet. Na levering van het product of de dienst volgt de factuur die ook weer binnen U4ERP langs de verantwoordelijken ‘reist’ voor akkoord voordat de uitbetaling plaatsvindt. Hoe dit hele inkoopproces er precies uitziet en wie binnen jouw organisatie welke rol heeft, verschilt per locatie.

Live in stappen

De instituten en bureau NWO-I gaan niet in één keer om. Vanaf vrijdag 30 april 2021 om 17:00 uur gaan de financiële systemen bij alle instituten ‘op slot’. Vervolgens zetten de conversiespecialisten de afgesproken gegevens over van de huidige systemen naar U4ERP. Daarna gaan de instituten en bureau NWO-I in twee stappen over:
* Op 6 mei zijn dat de administraties van AMOLF, ARCNL, Nikhef, DIFFER, bureau NWO-I, Algemeen en BUW.
*  Op 10 mei volgen ASTRON, SRON, CWI, NSCR en NIOZ.
Deze onderverdeling is gemaakt zodat de helpdesk meer ruimte heeft om de eerste golf van vragen op te vangen.

Trainingen, instructies en demo’s

Er komen instructievideo’s, handleidingen en trainingen, maar ook een helpdesk voor mensen die vanaf mei zelf aan de slag gaan. Daaronder zijn ook zogenaamde trainingen on the job, waarbij je met anderen na de eerste maand bijvoorbeeld samen gaat tijdschrijven tijdens een live sessie. Een trainer neemt daarbij iedereen stap-voor-stap door het systeem heen. Voor elke leervoorkeur is er wel een leermiddel. Meer informatie volgt binnenkort.

Vragen

Heb je nu vragen of wil je iets weten, zoek dan contact met je contactpersoon uit je eigen instituut, het bureau NWO-I of je leidinggevende.

Confidental Infomation