Informatie voor promovendi

NWO-I PhD-netwerk

Als je promoveert bij een van de NWO-instituten moet je niet alleen voldoen aan de eisen van het instituut, maar ook aan de eisen van de universiteit waaraan je verbonden bent. Vaak kan dit een andere universiteit zijn dan je collega-promovendi, omdat veel instituten verbonden zijn aan meerdere universiteiten.
Het NWO-I netwerk is in 2024 gestart om ondersteuning te bieden van promovendi aan promovendi en heeft als doel om promovendi bij de NWO-instituten met elkaar in contact te brengen voor bijvoorbeeld sociale evenementen, vragen over PhD-eisen of hulp bij het vinden van huisvesting. Mail naar phd-network@nwo-i.nl voor meer informatie en hoe je je kunt aanmelden.
In de personeelsnieuwsbrief Inside NWO-I van april 2024 lees je meer over het NWO-I PhD-netwerk.
Het NWO-I PhD-netwerk is sinds 13 september 2024 lid van het Promovendi Netwerk Nederland (PNN), de landelijke belangenorganisatie voor en door promovendi. 

PhD-netwerkbijeenkomsten

Vier keer per jaar is er een NWO-I promovendi-netwerkbijeenkomst waar vertegenwoordigers van elk instituut elkaar kunnen ontmoeten en lopende zaken kunnen bespreken die voor hen van belang zijn. Als je aan een van deze bijeenkomsten wilt deelnemen, stuur dan een e-mail naar phd-network@nwo-i.nl. 

Trainingen voor promovendi

Als je promoveert aan een van de NWO-instituten moet je een universitaire affiliatie hebben. Deze affiliatie wordt vaak bepaald door de affiliatie van je (co)promotor en betekent dat je onderworpen bent aan de eisen van de universiteit waarbij je bent aangesloten om je doctoraat te ontvangen. Meestal houdt dit in dat je bepaalde cursussen moet volgen. Wanneer je je aansluit bij een universiteit, kun je ook worden ingeschreven bij een graduate school of faculteit die extra eisen kan hebben. Het is aan te raden om kort na het begin van je promotie bij NWO-I de eisen van de universiteit en/of faculteit te controleren voor cursussen die je moet volgen om je doctoraat te behalen. Sommige universiteiten eisen een minimum aantal trainingsuren of eisen training over specifieke onderwerpen (bijvoorbeeld wetenschappelijke integriteit). Vaak wordt de inzet voor deze eisen aan het begin van je promotie vastgelegd in een trainings- en begeleidingsplan (TSP) (zie plannings- en evaluatiegesprekken voor promovendi).

NWO-I heeft speciaal voor haar promovendi en onderzoekers in opleiding diverse trainingen ontwikkeld. Deze cursussen kunnen worden gevolgd om te voldoen aan de cursusvereisten van de universiteit waaraan je verbonden bent of kunnen worden gevolgd als aanvulling op universitaire cursussen. De NWO-I trainingen worden sterk aanbevolen, maar zijn niet verplicht, tenzij het beleid van het instituut dit vereist.

• Bekijk het trainingsaanbod van NWO-I.

Planning en evaluatiegesprekken voor promovendi

De meeste universiteiten eisen dat je een trainings- en begeleidingsplan (TSP) invult waarin je werkzaamheden en cursussen voor het komende promotietraject staan beschreven om officieel te kunnen starten met promoveren. Raadpleeg je begeleider of de universiteit waarbij je bent aangesloten voor het juiste formulier. Het is belangrijk om het TSP vroeg in je promotietraject in te vullen, binnen het eerste jaar. Het TSP kan gebruikt worden om de jaarlijkse beoordeling te structureren. 

Op alle locaties voer je als promovendus jaarlijks een gesprek met je leidinggevende. Deze gesprekken helpen jou en je leidinggevende bij het doelgericht werken en plannen. Hoe deze gesprekken heten en welk formulier je hiervoor gebruikt verschilt per locatie. Informeer naar de lokale werkwijze bij je afdeling P&O.

Wanneer je promovendus bent bij AMOLF, ARCNL of DIFFER, dan voert je jaarlijks een zogenaamd 'plannings- en evaluatiegesprek'. Je voert een dergelijk gesprek minimaal eenmaal per jaar. Gedurende de volledige aanstellingsperiode zullen jij en jouw leidinggevende minstens drie keer een planning- en evaluatiegesprek houden. De eerste keer valt aan het eind van het eerste jaar, de tweede keer aan het eind van het tweede jaar en de laatste keer aan het eind van het derde/begin vierde jaar. Wanneer je in je vierde jaar bent, komt ook de voortzetting van jouw loopbaan na NWO-I aan de orde.

Voor de verslaglegging van de drie jaarlijkse plannings- en evaluatiegesprekken is een uitgebreid formulier beschikbaar.

Per jaar kunnen jij en jouw leidinggevende op dit formulier het voorafgaande jaar evalueren en het komende jaar plannen. In het eerste deel evalueert je leidinggevende de geleverde prestaties en de behaalde onderzoeksresultaten in het afgelopen jaar. Als afgeleide daarvan beoordeelt je leidinggevende jou. Je maakt afspraken over de begeleiding en/of opleiding en training. In het tweede deel bespreek je met je leidinggevende de 'planning' van het onderzoek voor het komende jaar. Jij stelt de planning vast.

• De gehele regeling vind je in UVR-Deel II Verlenging dienstverband.

Coaching voor promovendi

In algemene zin is coaching een mogelijkheid om professionele en persoonlijke ontwikkeling te ondersteunen. In gesprekken houden coach en medewerker bestaand gedrag tegen het licht en denken zij na over en experimenteren zij met meer effectieve vormen van gedrag. Startpunt hierbij is altijd de vraag van de werknemer.

De gehele regeling kun je vinden in de UVR-8 Specifieke bepalingen voor onderzoekers in opleiding (oio's). 
 
Vergoed worden de kosten van het drukken van het proefschrift tot een maximum van € 1.500,00. Op de tegemoetkoming drukkosten kan een beroep worden gedaan tot twaalf maanden na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, mits de kosten binnen deze termijn ook feitelijk zijn gemaakt en de promotiedatum daadwerkelijk is vastgesteld.

Hoe dien ik mijn aanvraag in?

Aanvragen dien je in via het formulier 'tegemoetkoming drukkosten proefschrift', die je vindt onderaan op deze pagina over tegemoetkomingen op onze website. Op het formulier staat hoe en waar je het moet indienen.