Print deze pagina

Buitenlandse dienstreis

De gehele regeling vindt u in de Uitvoeringsregelingen UR-3 Kostenvergoedingen. De uitvoeringsdetails met betrekking tot aanvragen en declareren van buitenlandse verschillen per locatie. Vraag dit dus na bij uw instituut of check uw lokale intranet.

Hoe vraag ik een buitenlandse dienstreis aan als BUW-werknemer?

Medewerkers die in het kader van hun functie een buitenlandse dienstreis moeten maken kunnen via NWO-I People toestemming vragen de kosten die met de reis gemoeid zijn t.l.v. het betreffende budget waarop ze tewerkgesteld zijn te brengen en eventueel een betaling van een voorschot aanvragen. U dient uw reisaanvraag in, welke vervolgens via uw werkgroepleider of leidinggevende naar de reisfunctionaris wordt gestuurd.

Wanneer de reisaanvraag is goedgekeurd door uw leidinggevende ontvangt u een pasje voor de reisverzekering. Als u om een voorschot heeft gevraagd betaalt NWO-I dat aan u uit. Na ontvangst van de bevestigingsbrief kunt u zelf uw reis regelen bij een reisorganisatie naar keuze. U moet zelf de betaling regelen.

Naast NWO-I People kunt u ook een het formulier Aanvraag buitenlandse dienstreis gebruiken. Vul het formulier in, onderteken het en laat ook uw werkgroepleider ondertekenen. Uw werkgroepleider voorziet het formulier van een Werkorder. Hierna kunt u het formulier e-mailen naar Annette Bor, versturen naar of inleveren bij NWO-I, afdeling P&O NWO-I, Postbus 3021, 3502 GA  Utrecht. Wanneer de reisaanvraag is goedgekeurd door uw leidinggevende ontvangt u van de reisfunctionaris een bevestigingsbrief en een pasje voor de reisverzekering.

Hoe declareer ik een buitenlandse dienstreis als BUW-werknemer?

Na afloop van de reis kan binnen één maand via NWO-I People de declaratie met bewijsstukken ingediend worden. Na indienen wordt de declaratie ter verwerking naar de reisfunctionaris verstuurd.

Naast NWO-I People kunt u ook het formulier Declaratie buitenlandse dienstreis gebruiken. Vul het formulier in, onderteken het en laat ook uw werkgroepleider ondertekenen. Uw werkgroepleider voorziet het formulier van een Werkorder. Vergeet het reisnummer niet in te vullen, dit nummer staat in de bevestigingsbrief. Hierna kunt u het formulier met bewijsstukken e-mailen naar Annette Bor, versturen naar of inleveren bij NWO-I, afdeling P&O NWO-I, Postbus 3021, 3502 GA  Utrecht. U ontvangt van de reisfunctionaris een brief met de eindafrekening.

Als uw aanvraag of declaratie niet akkoord is of bij bijzonderheden zal uw reisfunctionaris contact met u opnemen.

Contact

  • Universitaire werkgroepen (BUW): Annette Bor.
  • Overige locaties: uw reisfunctionaris.