Klokkenluidersregeling (melden van misstanden)
NWO gaat er vanuit dat binnen de organisatie op een verantwoorde en eerlijke manier wordt gewerkt.
Integriteit in doen en laten is een essentiële voorwaarde voor NWO om haar wettelijke taakstelling te kunnen uitvoeren. Dit vraagt integer gedrag van alle medewerkers. Als er iets toch niet goed verloopt, vindt NWO het belangrijk dat ieder zich vrij voelt om dit bespreekbaar te maken. Daarom is in de klokkenluidersregeling Uitvoeringsregeling 14 vastgelegd hoe NWO omgaat met meldingen van (vermoedens van) misstanden.
Wat is het doel van de regeling?
Wat kun je melden?
Welke functies hebben er een rol in deze regeling?
Hoe wordt de melder tijdens en na de melding beschermd?
Op welke manieren kun je een melding doen?
Contactgegevens
Hoe wordt de melding verder behandeld?
Mag je informatie over een melding openbaar maken?
Wat is het doel van de regeling?
Het doel van de regeling is dat iedereen op een veilige en effectieve manier een (vermoeden van een) misstand kan melden. De medewerker mag niet benadeeld worden vanwege de melding. De regeling geeft ook kaders voor een zorgvuldige behandeling van de melding.
Wat kun je melden?
Klokkenluiden is het door een werknemer bekend maken van een (vermoeden van een) misstand dat plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van NWO en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is. Het kan bijvoorbeeld gaan om een (dreigend) strafbaar feit of een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu. Er worden dan niet enkel persoonlijke belangen geraakt en er is sprake van een structureel karakter of een ernstige of omvangrijke situatie. De melder baseert het vermoeden op redelijke gronden, op basis van de kennis die de melder bij NWO heeft opgedaan.
Welke functies hebben er een rol in deze regeling?
Werkgever: NWO en NWO-I (samen hier ook aangeduid als NWO).
Melder: Iedere (oud-)werknemer, inclusief ZZP'ers, stagiairs, uitzendkrachten, sollicitanten en bestuurders.
Bevoegd gezag: De raad van bestuur van NWO en het Stichtingsbestuur van NWO-I. Voor meldingen over deze besturen, is de raad van toezicht het bevoegd gezag.
Vertrouwenspersoon klokkenluiden: Werknemers kunnen deze persoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. Bij NWO vervult deze vertrouwenspersoon ook de rol van functionaris klokkenluiden.
Functionaris klokkenluiden: Een door het bevoegd gezag aangewezen onafhankelijke functionaris waar melders (anoniem) een vermoeden van een misstand kunnen melden. Bij NWO vervult deze functionaris ook de rol van vertrouwenspersoon. De rol van functionaris klokkenluiden is een proces bewakende rol. Deze zorgt ervoor dat, indien gewenst, de anonimiteit gewaarborgd blijft en dat de juiste tijdlijnen aangehouden worden voor de communicatie van bevoegd gezag naar melder.
Hoe wordt de melder tijdens en na de melding beschermd?
Bescherming betreft het vertrouwelijk omgaan met informatie en het voorkomen van benadeling.
Vertrouwelijkheid en anonimiteit
De identiteit van de klokkenluider wordt vertrouwelijk behandeld om hen te beschermen. Als de melder niet wil dat zijn of haar identiteit verder bekend wordt tijdens de afhandeling van de melding, dan kan dat. Verder moet iedereen die betrokken is bij een melding of onderzoek naar een misstand vertrouwelijke gegevens geheimhouden (zoals de identiteit van de melder en de persoon aan wie de misstand wordt toegeschreven en bedrijfsgeheimen), tenzij de wet anders voorschrijft. Als de wet vereist dat de identiteit van de melder wordt onthuld tijdens een onderzoek of gerechtelijke procedure, wordt de melder hiervan vooraf op de hoogte gesteld, behalve als dit het onderzoek of de procedure zou schaden. De melder ontvangt een schriftelijke uitleg over de redenen voor het bekendmaken van diens identiteit. Helemaal anoniem melden is ook mogelijk, via post of telefonisch.
Bescherming tegen benadeling
De werkgever mag de melder en overige betrokkenen (bijvoorbeeld iemand die de melder bijstaat) niet benadelen tijdens of na de behandeling van een melding, zolang de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is. Dit houdt in dat het vermoeden niet is gebaseerd op ‘van horen zeggen’. De melder moet zelf dingen gezien of meegemaakt hebben en bijvoorbeeld met papieren, e-mails, foto's of andere bewijzen kunnen tonen waarop het vermoeden gebaseerd is.
Benadeling omvat onder andere ontslag, demotie, het onthouden van promotie, negatieve beoordelingen, discriminatie, intimidatie en pesterijen. Als de werkgever binnen korte tijd na een melding zo’n maatregel neemt, moet hij uitleggen dat deze maatregel niets te maken heeft met de melding.
Op welke manieren kun je een melding doen?
Wanneer je een mogelijke schending van de integriteit van NWO of een misstand opmerkt, is in eerste instantie jouw leidinggevende of de hoger leidinggevende jouw aanspreekpunt. Wanneer je dit niet op een bevredigende manier via de gebruikelijke afstemming kan of wil bespreken, mag je hierover de vertrouwenspersoon klokkenluiden of een zelfgekozen adviseur in vertrouwen raadplegen.
De vertrouwenspersoon klokkenluiden vervult tevens de rol van functionaris klokkenluiden en zal, wanneer overgegaan wordt tot een melding, deze in ontvangst nemen en aan het bevoegd gezag doorgeven. Daarbij heeft de functionaris een proces bewakende rol; dat, indien gewenst, de anonimiteit gewaarborgd blijft en dat de juiste tijdlijnen aangehouden worden voor de communicatie van bevoegd gezag naar melder.
Contactgegevens en manieren om misstanden te melden
- Vertrouwenspersoon en functionaris klokkenluiden voor de medewerkers van NWO-D: Marco de Vos: devos@symbibaz.nl, telefoon 06 - 252 78 955 (ook anoniem).
- Vertrouwenspersoon en functionaris klokkenluiden voor de medewerkers van NWO-I: Sandra de Keijzer: s.dekeijzer@nwo.nl, telefoon 06 - 420 35 174 (ook anoniem).
- Je kunt (indien gewenst anoniem) per post melden door een brief te sturen naar Postbus 93138, 2509 AC Den Haag onder vermelding van een van bovenstaande functionarissen klokkenluiden.
- Je kunt verzoeken om een persoonlijk gesprek op een af te stemmen locatie.
- Een melder kan een vermoeden van een misstand ook (direct) bij een externe instantie melden, zoals bijvoorbeeld het Huis voor de Klokkenluiders. Bijvoorbeeld als de melder het niet eens is met de interne afhandeling. NWO hoopt echter dat een melder kiest om de NWO-procedure te volgen en dat dit naar tevredenheid wordt afgehandeld.
Hoe wordt de melding verder behandeld?
Na bespreking met de vertrouwenspersoon klokkenluiden of indien gewenst zonder deze raadpleging, kan de melder de melding officieel indienen. De vertrouwenspersoon klokkenluiden informeert dan in de rol van functionaris klokkenluiden het bevoegd gezag volgens de richtlijnen van de regeling.
De identiteit van de melder wordt niet bekendgemaakt zonder toestemming. Als de identiteit geheim blijft, verloopt alle communicatie via de functionaris klokkenluiden.
Het bevoegd gezag stuurt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging naar de melder. Hierin staat het gemelde vermoeden van een misstand beschreven en de datum van de melding.
Het bevoegd gezag start een onderzoek naar de melding, tenzij:
- Het vermoeden niet op redelijke gronden is gebaseerd.
- Het duidelijk is dat de melding geen misstand betreft.
Als er geen onderzoek wordt ingesteld, informeert het bevoegd gezag de melder schriftelijk en gemotiveerd binnen twee weken na de melding.
Onafhankelijke en onpartijdige personen voeren het onderzoek uit. De melder wordt geïnformeerd over wie het onderzoek uitvoert. De melder krijgt de gelegenheid om gehoord te worden tijdens het onderzoek. De onderzoekers rapporteren hun bevindingen schriftelijk aan het bevoegd gezag.
Uiterlijk binnen drie maanden na de melding ontvangt de melder schriftelijk de bevindingen, de beoordeling van de melding en eventuele opvolging.
Mag je informatie over een melding openbaar maken?
Informatie over een misstand mag niet zomaar openbaar gemaakt worden, bijvoorbeeld door deze aan een journalist door te geven. Dat mag in de meeste gevallen alleen als de melder de misstand gemeld heeft en de werkgever of de bevoegde autoriteit deze niet voldoende oppakt. Soms mag informatie openbaar gemaakt worden zonder eerst een melding te doen bij de werkgever (interne melding) of bij een bevoegde autoriteit (externe melding). Dat mag als de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang, bijvoorbeeld de volksgezondheid. Ook mag iemand informatie meteen openbaar maken als er een risico bestaat dat de melder wordt benadeeld als deze het misstand eerst meldt bij een bevoegde autoriteit, of als niet waarschijnlijk is dat de misstand goed wordt verholpen.
Bovenstaande is een samenvatting van de regeling. Voor de volledige tekst en definities verwijzen we je naar de Uitvoeringsregeling 14. Aan dit artikel kunnen geen rechten ontleend worden, daarvoor geldt de volledige tekst van de regeling.