Werk en nevenwerkzaamheden

Wat zijn nevenwerkzaamheden? 

Nevenwerkzaamheden zijn werkzaamheden die je - betaald of onbetaald - uitvoert naast je hoofdbaan bij NWO-I. Het hebben van nevenwerk kan een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van de uitvoering van je werk. En dat kan in het belang zijn van NWO-I als werkgever. Voorbeelden van nevenwerk zijn freelance-opdrachten, vrijwilligerswerk, het hebben van een eigen bedrijf, bestuursfuncties bij verenigingen en het geven van cursussen.  

Waarom gaat NWO-I nevenwerkzaamheden registreren?  

Het is belangrijk dat NWO-I als werkgever weet welke nevenwerkwerkzaamheden de medewerkers verrichten, om te kunnen voorkomen dat er (een schijn van) belangenverstrengeling kan optreden tussen de taken en belangen die NWO-I heeft en de nevenwerkzaamheden van een werknemer. Met de centrale registratie kan ook getoetst worden of organisaties waar NWO-I medewerkers nevenwerkzaamheden verrichten tevens leverancier zijn van NWO-I en of dit bezwaarlijk is. Toetsing, registratie en waar nodig ook publicatie van de nevenwerkzaamheden zijn noodzakelijk om de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van NWO-I te borgen.  

Is registratie verplicht?  

In onze huidige Cao-OI en in de NWO-uitvoeringsregelingen (UVR) is vastgelegd dat medewerkers van NWO-I en NWO hun nevenfuncties moeten melden. De Nederlandse universiteiten kennen zo'n registratie- en publicatieplicht al sinds 1 januari 2024. Tot nu toe werd het melden van nevenfuncties binnen NWO-I vooral mondeling en/of lokaal afgehandeld.   

Welk nevenwerk moet ik registreren?  

Niet al het nevenwerk hoef je te registreren. Onderaan dit bericht lees je welk nevenwerk je moet registreren. 

Waar registreer ik mijn nevenfuncties?

De registratie kun je doen via de personeelsportal Youforce. Als je nevenwerkzaamheden hebt, willen we graag dat je ze invoert. Daarna krijg je jaarlijks een herinnering om je geregistreerde nevenwerkzaamheden in Youforce te actualiseren. Je bent zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van jouw registratie.  

Gaat NWO-I nevenwerk ook publiceren?  

In het kader van transparantie en in lijn met de publicatieregels van de universiteiten, zal NWO-I in de volgende fase van het project de geregistreerde nevenwerkzaamheden van een afgebakende groep medewerkers publiceren op de NWO-I website. Daarbij worden de volgende gegevens openbaar gemaakt: naam van de medewerker, functietitel, organisatieonderdeel en de aard van de nevenwerkzaamheden. De publicatieplicht geldt vooralsnog voor de volgende functiegroepen:  

• Groeps- en afdelingsleiders 
• Medewerkers met een aanstelling als hoogleraar
• Instituutsdirecteuren 
• Instituutsmanagers 

Dit gebeurt naast de al bestaande publicatie van nevenwerkzaamheden op de websites van de instituten.  

Wanneer wordt er gepubliceerd? 

De stap naar publicatie zetten we pas in de volgende fase van het project (medio 2026). Daarover volgt later meer informatie. 

Kan ik bezwaar maken tegen publiceren?  

We realiseren ons dat medewerkers een reden kunnen hebben om bezwaar te willen maken tegen publicatie van hun nevenfunctie(s). Tegen de tijd dat NWO-I overgaat tot publicatie bestaat er de mogelijkheid om hiertegen bezwaar te maken bij je directeur. Mocht je er in overleg met je directeur niet uitkomen, dan kan je een beroep doen op de NWO-uitvoeringsregelingen (UVR), meer specifiek UVR 12 - Klachtrecht. Meer informatie over deze procedure volgt in de volgende fase van het project (medio 2026).   

Meer informatie 

Wil je meer weten over deze regeling? Onderaan deze pagina vind je meer informatie:  

• Veelgestelde vragen (FAQ) 
• Welke nevenwerkzaamheden moet ik registreren? 

Heb je vragen? Neem dan contact op met de P&O-afdeling van je eigen instituut. Heb je hulp nodig bij de registratie en/of heb je een technisch probleem in Youforce?  Neem dan contact op met Ria Wemelsfelder via pab@nwo-i.nl.   

Veelgestelde vragen (FAQ) 

1. Moet ik mijn nevenwerk nog afstemmen met mijn leidinggevende?  
   Ja.
2.  Wordt nevenwerk onderdeel van het jaarlijkse functioneringsgesprek? 
   Ja. Nevenwerk is ook onderdeel van het formulier jaargesprek. 
3. Krijgen nieuwe medewerkers ook meteen de vraag om nevenwerk te registreren?  
   Ja, dit wordt onderdeel van het onboarding proces voor nieuwe medewerkers.  
4. Moet NWO-I toestemming geven voor werkzaamheden?  
   Ja, nevenwerkzaamheden mogen slechts worden verricht met toestemming van de werkgever. Je leidinggevende geeft akkoord. Indien nodig adviseert P&O en neemt de instituutsdirecteur een beslissing.
5. Waar vind ik informatie over de bezwaarprocedure t.a.v. publiceren?
   We realiseren ons dat medewerkers een reden kunnen hebben om bezwaar te willen maken tegen publicatie van hun nevenfunctie(s). Tegen de tijd dat NWO-I overgaat tot publicatie bestaat er de mogelijkheid om hiertegen bezwaar te maken bij je directeur. Mocht je er in overleg met je directeur niet uitkomen, dan kan je een beroep doen op de NWO-uitvoeringsregelingen (UVR), meer specifiek UVR 12 - Klachtrecht. Meer informatie over deze procedure volgt in de volgende fase van het project (medio 2026).   

Welke nevenwerkzaamheden moet ik registreren? 

Nevenwerkzaamheden zijn voor NWO-I ‘alle werkzaamheden die de werknemer naast zijn/haar functie verricht, ongeacht of deze werkzaamheden binnen of buiten de voor de werknemer geldende werktijden worden verricht’. Let op! Onbetaalde nevenactiviteiten die alleen in de privétijd worden uitgevoerd, worden niet aangemerkt als nevenwerkzaamheden.

Nevenwerkzaamheid die je niet hoeft te registreren:

a. Deze geen enkele relatie heeft met de werkzaamheden bij NWO-I zoals omschreven in het functieprofiel van de medewerker én
b. Waarbij evident is dat deze het belang van NWO-I op geen enkele wijze kan schaden én 
c. Die een goede en volledige functievervulling niet in het gedrang kan brengen én
d. Die buiten werktijd wordt verricht én
e. Waarvoor geen beloning in welke vorm dan ook wordt ontvangen.

Voorbeelden zijn: vrijwilligerswerk bij een lokale liefdadigheidsinstelling, mits dit buiten werktijd wordt verricht en onbetaald is, deelname aan een sportvereniging, lidmaatschap van de medezeggenschap op de school van je kind, onbetaald advieswerk buiten het eigen vakgebied, persoonlijke hobby’s of deelnemen aan een buurtcommissie.

Nevenwerkzaamheden die wel geregistreerd dienen te worden: 

• Hoogleraarschap aan een universiteit. 
• Consultancy voor externe organisaties: het bieden van advies aan externe bedrijven of instellingen op basis van expertise opgedaan in het onderzoeksinstituut.
• Oprichten van een startup: het starten van een eigen bedrijf op basis van onderzoeksresultaten, waarbij het onderzoeksinstituut mogelijk betrokken is als partner of kennisleverancier.
• Lidmaatschap van een gemeenteraad.
• Lidmaatschap van Raden van Toezicht en Raden van Commissarissen.  

Is er ook een ‘grijs gebied’ van nevenwerkzaamheden?  

Er zijn ook voorbeelden van nevenactiviteiten waarvan op basis van bovenstaande definitie niet direct zeker is of deze gemeld moet worden of niet; het zogenaamde ‘grijze gebied’:  

• Deelname aan een wetenschappelijke commissie of overlegorgaan. Dit zijn in eerste instantie werkzaamheden die behoren tot de functie. Maar er kunnen risico’s rondom belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit optreden als het bijvoorbeeld gaat om een lidmaatschap van een commissie die gaat over wetenschappelijke infrastructuur of lidmaatschap van één van de tafels bij ENW. 
• Lidmaatschap van een adviesgroep voor een ministerie/KNAW/AWTI, etc. 
• Lidmaatschap van een bestuur uit hoofde van de functie. 
• Editorschap van een wetenschappelijk tijdschrift. 
• Werkzaamheden voor derden. Dit kan onderdeel uitmaken van de functie (derde geldstroomonderzoek, contractonderzoek of lidmaatschap van een visitatiecommissie), maar kunnen in andere gevallen wél tellen als nevenwerkzaamheden. 

In deze gevallen wordt geadviseerd om met de leidinggevende te overleggen of de nevenwerkzaamheden gemeld moeten worden. In geval van twijfel of een nevenactiviteit geregistreerd moet worden, neem contact op met je afdeling P&O. In het algemeen geldt dat in geval van twijfel liever wél gemeld wordt in het kader van transparantie.