Binnenlandse dienstreizen

Dienstreizen maak je per openbaar vervoer. De kosten ervan worden vergoed op basis van tarieven van de voordeligste wijze van openbaar vervoer. Voor de trein geldt een vergoeding gelijk aan het tarief tweede klas.

Als je door een zelf gefinancierde kortingskaart of een zelf gefinancierd abonnement aanspraak hebt op een korting krijg je per dienstreis de betaalde, gekorte prijs vergoed. Wordt voor het werk veel gebruik gemaakt van de kortingskaart, dan kan de werkgever besluiten de aanschafkosten te vergoeden.

Indien je herhaaldelijk dienstreizen met dezelfde bestemming gaat maken, dien je gebruik te maken van een abonnementskaart, trajectkaart of soortgelijk vervoerbewijs indien dit voordeliger is. In dit geval vergoedt NWO-I een bedrag gelijk aan de kosten van dit vervoersbewijs.

Autokosten

Voor dienstreizen met de eigen auto geldt voor alle medewerkers dat er een vergoeding van 10 cent per kilometer wordt betaald. In uitzonderingsgevallen kan met toestemming van de werkgever een hoge vergoeding van 28 cent per kilometer worden betaald. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer er veel bagage moet worden meegenomen, wanneer een collega meerijdt of wanneer het reizen met openbaar vervoer tenminste drie kwartier langer duurt.

Andere reiskosten

Noodzakelijk te maken taxikosten worden vergoed. Indien mogelijk dien je gebruik te maken van een goedkoop alternatief zoals de ov-taxi of zone-taxi.

Aantoonbare in redelijkheid te maken extra reiskosten (bijvoorbeeld kosten van fietsenstalling, Green Wheels of een ov-fiets) kunnen tegen overlegging van bewijsstukken worden vergoed. Parkeerkosten worden niet vergoed. Bij vervoer van grote apparatuur en materialen komen parkeerkosten wel voor vergoeding in aanmerking. Hiervoor dien je vooraf toestemming hebben en moet je een transportverzekering afsluiten.

Hoe declareer ik mijn binnenlandse dienstreis?

Bij de reisdeclaratie moet je alle bewijsstukken overleggen die redelijkerwijs kunnen worden verlangd. Wij verzoeken je de (onkosten)declaraties binnen twee maanden in te dienen. Overschrijding van de termijn heeft tot gevolg dat het recht op vergoeding komt te vervallen.

Je kunt je reisdeclaratie indienen via U4ERP.

• Voor de uitbetaling van reiskosten per openbaar vervoer dien je originele vervoersbewijzen bij te voegen.
• Voor de overige kosten dien je originele bonnen mee te sturen.
• Voor het onbelast vergoeden van een dienstreis met ov-chipkaart dien je een uitdraai van de gemaakte reis bij te voegen. Bij het ontbreken van een bewijsstuk kan evenwel voor een afgelegd traject een kilometervergoeding plaatsvinden gebaseerd op € 0,11 cent per kilometer.