Print deze pagina

Nieuw declaratietool voor reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerken tijdens corona

Zoals aangekondigd in NWO-I Inside van december 2020 zijn er afspraken gemaakt met de Centrale Ondernemingsraad (COR NWO) over een tijdelijke vergoeding voor thuiswerken. Daarnaast is de afspraak dat de vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer alleen op declaratiebasis wordt uitgekeerd per 1 januari 2021 verlengd. Er is nu een nieuwe declaratietool 'reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding tijdens corona', die alle* NWO-I-medewerkers gaan gebruiken in 2021. Deze regeling is tijdelijk, zolang de oproep vanuit de overheid tot 'werk thuis' geldt.

*De tool is niet beschikbaar voor medewerkers van NIOZ, NSCR en voor BUW-medewerkers van een aantal universiteiten. Voor hen geldt de declaratiewijze zoals aan hen gecommuniceerd.

Nieuwe declaratietool

We hebben binnen NWO-I een nieuwe declaratietool ontwikkeld. Deze tool is nu, dankzij hulp van alle ICT-afdelingen, beschikbaar voor alle NWO-I-medewerkers. We vragen je om vanaf heden binnen deze tool je reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding te declareren.

Hoe werkt de declaratietool?

De tool is gemaakt door Nikhef en wordt door Nikhef gehost. De tool werkt via SURFconext. Je maakt daarbij gebruik van het account van je werk (het password dat je gebruikt om op je laptop in te loggen).

  • Ga naar commute.nikhef.nl en volg de aanwijzingen: "Start the reimbursement request". In de bijlage zijn de stappen visueel weergegeven.
  • Kies je instelling (en na de eerste keer staat je keuze altijd bovenaan), en kun je met de inloggegevens (credentials) van je eigen instituut inloggen. Nadat je toestemming hebt gegeven om je gegevens door te sturen, zie je direct het formulier met de kalender.

Declareren tussen 1e en 9e van elke maand

Het declareren moet achteraf, na afloop van de kalendermaand, gebeuren. Het 1e declaratiemoment ontstaat dus per 1 februari 2021. Om zeker te zijn dat je declaratie met de salarisbetaling van de volgende maand wordt uitbetaald, moet de opgave uiterlijk de 9e van de maand ingediend zijn.

Oude declaratiewijze vervalt

Het declareren van de reiskosten woon-werkverkeer via het emailadres nwoi-reiskosten@nwo.nl komt met het in gebruik nemen van deze tool te vervallen. Wij realiseren ons dat er mogelijk medewerkers binnen de instituten zijn die niet via deze manier kunnen declareren omdat er geen toegang tot SURFconext bestaat. Voor die medewerkers zullen wij uiteraard een oplossing bieden. Is dit voor jou het geval, neem dan zo snel mogelijk contact op met de salarisadministratie via s-unit@nwo.nl.

Vragen

Als je vragen hebt, neem dan contact met ondergetekende via r.wemelsfelder@nwo.nl.

Confidental Infomation