NWO-I

NWO - Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek - print-logo

URL voor deze pagina :
https://www.nwo-i.nl/projecten-werkgroepen/project-en-budget/aanschaffen-apparatuur-en-diensten/

Geprint op :
17 december 2018
20:09:03

U bent als budgethouder de eerst verantwoordelijke voor de bestedingen van het materieel en/of investeringsbudget.

U bent daarbij gebonden aan het budget dat de Institutenorganisatie van NWO (NWO-I) u heeft toegewezen. Bestellingen doorlopen de procedures zoals deze binnen uw instelling gelden. Uw instelling betaalt de betreffende kosten aan de leveranciers. Uw instelling verzamelt de gemaakte kosten per project en per Werkordernummer. Regelmatig belast uw instelling deze kosten door aan NWO-I middels een verzamelfactuur. Deze verzamelfactuur dient zodanig te zijn opgesteld, dat NWO-I de rechtmatigheid van de kosten kan controleren.

U kunt de uitvoering van het bestellen delegeren aan de inkoopafdeling van uw instelling. U kunt deze ook zelf uitvoeren. In dit laatste geval kunt u zich laten adviseren door de inkoopafdeling. U doet er goed aan de beheerder/directeur van uw instelling hiervan in kennis te stellen.

Uitgaven boven k€ 25
Voor aanschaffingen of verrichtingen (diensten) met een waarde groter dan € 25.000 dient u in aanvulling op wat beschreven staat onder Goederen en diensten, een schriftelijke offerte bij minimaal twee leveranciers op te vragen. Een kopie van de opdracht en de twee offertes moet u bijsluiten bij de facturering van de vooraf schriftelijk overeengekomen prijs. Ook hier geldt dat alle kosten in de prijs zijn inbegrepen. NWO-I betaalt dus niet voor afzonderlijke mensuren en voor aanschaf van materiaal. Als u werkt met vaste leveranciers dan kunt u volstaan met het meesturen van de offerte van de vaste leverancier. Vaste leveranciers kunnen externe leveranciers zijn maar ook interne leveranciers, zoals werkplaatsen. Als u werkt met vaste leveranciers dan vragen wij u aan de afdeling Financiën NWO-I door te geven wie de vaste leveranciers zijn. Ook moet u aangeven hoe de universiteit periodiek toetst dat deze nog steeds de meest geëigende leveranciers zijn.

Ook universitaire werkplaatsen die het investeringsgoed kunnen leveren mogen meedingen. U dient de onderbouwing van de prijs/kwaliteit afweging te documenteren.

Uitgaven boven k€ 209
Voor NWO-I gelden de regels omtrent Europees en nationaal aanbesteden. Dit betekent dat uitgaven voor aanschaf van levering en diensten boven het drempelbedrag (momenteel k€ 209 exclusief btw) Europees aanbesteed dienen te worden. Bij declaratie van betreffende kosten door de Universiteit bij NWO-I dient aangetoond te worden dat de aanschaf Europees is aanbesteed. Indien er niet Europees is aanbesteed, dient een juridische legitimatie van de Universiteit meegestuurd te worden die verklaart waarom er niet Europees is aanbesteed. Deze juridische legitimatie dient zowel door de betreffende jurist als de verantwoordelijke werkgroepleider/budgethouder ondertekend te zijn.

Indien onvoldoende is onderbouwd dat de kosten rechtmatig zijn, kan NWO-I niet tot vergoeding van de kosten overgaan.

Verder gaat NWO-I er vanuit dat de afdeling inkoop van de universiteit de juiste inkoopprocedures hanteert en controleert op Europees aanbesteden, alvorens een bestelling te doen boven het drempelbedrag.

Bij bestellingen van investeringsgoederen kunnen verder de volgende aspecten een rol spelen:

  • mogelijke beperking van te betalen btw en/of invoerrechten bijvoorbeeld bij bepaalde invoer van buiten de EU;
  • het optreden van kredietrisico's (bijvoorbeeld bij vooruitbetalingen). Bankgaranties zijn hierbij vooraf verplicht.

Voor informatie en advies kunt u terecht op het bureau van NWO-I bij de BUW-administratie