Interne vacature: coachend senior administrateur

Omschrijving vacature

Ben jij een administratief talent en heb jij al wat jaren werkervering in je rugzak zitten? Ben jij toe aan een rol die breder is dan die van senior administrateur, wil jij collega’s die nog minder ervaren zijn in het vak graag op weg helpen door middel van jouw ervaring? Dan ben jij wellicht degene die ons komt ondersteunen als:

 
Coachend senior administrateur  

Wie zoeken wij?

Op het NWO-I bureau (locatie Utrecht) heeft het team van bedrijfsadministrateurs behoefte aan versterking voor 4 tot 5 dagen per week in de rol van een coachend senior administrateur. Als coachend senior administrateur hou je overzicht over de te verdelen werkzaamheden, help je je collega’s op weg met vragen en ben je de werkinhoudelijke schakel tussen het team en de teamleider. Daarnaast werk je zelf ook mee als administrateur, je bent dus een meewerkend coach. We zijn op zoek naar iemand met ruime ervaring als administrateur zodat je de werkzaamheden snel oppakt en daarnaast je aansturende rol en rol van vraagbaak ten opzichte van het team kan vervullen.

Wat ga je doen?

Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie van NWO-I bureau en enkele instituten. Je zal allereerst je weg leren vinden in de manier van werken, het leren kennen van het team en de rest van onze (informele) organisatie en het financieel administratief systeem dat we gebruiken. Vervolgens ben je klaar om je coördinerende en coachende werkzaamheden op te pakken. Je tijd zal je in afstemming met de teamleider financiële administratie gedeeltelijk besteden als administrateur en gedeeltelijk zal je je je bezig houden met de coördinerende en aansturende werkzaamheden. De administratieve werkzaamheden die jij voor je rekening neemt zijn de werkzaamheden op senior-niveau.

Dit zijn de werkzaamheden die jij gaat doen:

• Ondersteunen bij het opstellen van één of meer producten van de planning en control cyclus van een organisatie-eenheid of bij complexe projectadministraties en bewaken van de kwaliteit van  deze processen. Ook analyseer je binnen de planning en control cyclus op financiële risico’s.
• Uitvoeren van de periode- en jaarafsluiting.
• Verzorgen en controleren van aangiftes (zoals BTW, IB47) en complexe administratieve handelingen (zoals interne verrekeningen).
• Opstellen van complexe financiële overzichten en controle rapportages.
• Bijdragen aan het opstellen van de jaarrekening.
• Bijdragen aan het opstellen en beheren van procedures, handleidingen en werkinstructies.
• Begeleiden van collega’s van de financiële administratie bij de uitvoering van de werkzaamheden.
• Zorgen dat de reguliere werkzaamheden van het financiële proces en systeem goed verlopen en problemen oplossen die dit (kunnen) verstoren op (zoals onderhouden boekingsperioden, wisselkoersen, inlezen bestanden, posten die “vast” zitten).
• Gevraagd en ongevraagd de teamleider financiële administratie adviseren.
• De teamleider financiële administratie ondersteunen bij het verder ontwikkelen van het team.

Wat wij vragen

• Een afgeronde opleiding bedrijfsadministratie op MBO-niveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als administrateur en ervaren in een “senior”-rol.
• Kennis van btw-problematiek is een pré.
• Ervaring met het functioneel ondersteunen en coachen van collega’s.

Wat wij bieden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 tot 40 uur per week.
• Een bruto fulltime maandsalaris van maximaal € 4.358 (afhankelijk van je ervaring), conform schaal 9 CAO-Onderzoekinstellingen), te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering. Afhankelijk van je kennis en ervaring behoort een arbeidsmarkttoelage tot de mogelijkheden.
• Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn hier te raadplegen.
• De standplaats is Utrecht. Deels kan er hybride, vanuit huis, gewerkt worden. Gezien de aard van de functie vinden wij voldoende aanwezigheid op het kantoor in Utrecht echter wenselijk.

Meer informatie?

Voor nadere inlichtingen over de inhoud van de functie kun je je wenden tot Marja Knoop, Teamleider Financiële Administratie, 030 600 1254, m.knoop@nwo.nl. Voor informatie over de sollicitatieprocedure, kun je contact opnemen met personeelsadviseur Eileen Samshuijzen, 06 5103 2533, e.samshuijzen@nwo.nl. Voor meer informatie over NWO-I, zie www.nwo-i.nl.

Solliciteren?

Solliciteer uiterlijk 6 juni a.s. via onze website: Werken bij NWO-I - NWO-I.

Het overleggen van een VOG (verklaring omtrent het gedrag) is onderdeel van de sollicitatieprocedure.

Online screening en een assessment kunnen onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Diversiteitscode

NWO-I streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, geaardheid of handicap, aan te reageren.

Over ons

NWO-I heet voluit de Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten. Het is een zelfstandige privaatrechtelijke stichting (geen overheid) die vanwege haar nationale belang onder toezicht staat van NWO (Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, wel overheid).  NWO-I is een koepelorganisatie voor negen nationale onderzoeksinstituten in onder andere de natuurkunde, ruimteonderzoek, wiskunde & informatica, criminologie, en zeeonderzoek. Het bureau van NWO-I, gevestigd in Utrecht, bestaat uit centrale afdelingen die ondersteuning bieden aan de instituten en het bestuur van de stichting. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.