Interne vacature managementassistent (x/v/m)

Omschrijving vacature

NB. Deze vacature is enkel opengesteld voor interne kandidaten. Ben je een interne kandidaat? Solliciteer dan uiterlijk 3 april a.s.

Ben jij een secretarieel talent en kan jij snel je weg vinden binnen een organisatie in verandering? Als je er van houdt om orde en overzicht te hebben en houden, blij wordt van een faciliterende rol en ervaring hebt met secretariële werkzaamheden, dan zijn wij op zoek naar jou.

Wie zoeken wij?

Op het bureau NWO-I (locatie Utrecht) heeft het managementteam behoefte aan versterking in de ondersteuning, vanwege een wisseling in het team. Als managementassistent werk je voor het MT van NWO-I en ondersteun je desgewenst ook andere afdelingen. We zijn op zoek naar iemand met ervaring in soortgelijke werkzaamheden, bijvoorbeeld als managementassistent, directiesecretaresse of PA. Jouw team bestaat uit één directe collega in dezelfde rol als die van jou, die al vele jaren bij NWO-I werkt en die jou dan ook goed op weg kan helpen wanneer je bij ons komt te werken. Een andere collega gaat binnenkort met pensioen, waardoor nu een vacature ontstaat. Je leidinggevende is de directeur bureau NWO-I. De startdatum van deze vacature is flexibel, maar zouden het liefst zien dat onze nieuwe collega zo snel mogelijk kan beginnen.

Wat ga je doen?

Samen met je directe collega ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het MT, samen verdelen jullie het werk. Je werkzaamheden bestaan kort samengevat uit:

• Beheren van de agenda van de directeur bureau NWO-I, het bewaken van de opvolging van afspraken en er voor zorgen dat benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd of opgevraagd.
• Coördineren van MT-bijeenkomsten, het samenstellen van de agenda, het selecteren, verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken en het notuleren van de bijeenkomsten.
• Logistieke, regelende en organisatorische werkzaamheden verrichten bij de voorbereiding van personeelsevenementen: adviseren over de opzet, draaiboeken en begroting opstellen, budget beheren, bewaken van de planning en fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische en logistieke vragen.
• Beantwoorden van eenduidige inhoudelijke vragen over procedures en projecten.
• Zelfstandig vragen en (spoed)kwesties afhandelen, het doorzien van problemen en bedoelingen en oplossingsmogelijkheden voorleggen.
• Beoordelen van binnenkomende correspondentie en het uitzetten van acties als dat nodig is.
• Redigeren van publicaties.
• Offertes invoeren in financieel systeem, controleren van facturen en die laten fiatteren waarvoor de directie tekenbevoegd is.
• Controleren van inhoudelijke stukken en documentatie op tekstuele correctheid, actualiteit en volledigheid.
• Optimaliseren van administratieve en secretariële processen door het hebben van inzicht hierin.

Wat wij vragen

• Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 tot 7 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Vloeiend en foutloos in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Sterk in de Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Werkt nauwkeurig, resultaatgericht, is flexibel en houdt het hoofd koel.

Wat wij bieden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract voor 32 tot 40 uur per week.
• Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 2.515 en maximaal € 3.854, afhankelijk van je ervaring, conform schaal 7/8 CAO-Onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.
• Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn hier te raadplegen.
• De standplaats is Utrecht, waarbij deels vanuit huis gewerkt kan worden.

Meer informatie?

Voor nadere inlichtingen over de inhoud van de functie kun je je wenden tot Petra van Luling, senior secretaresse, telefoon 0623623141, e-mail p.vanluling@nwo.nl. Voor informatie over de sollicitatieprocedure, kun je contact opnemen met personeelsadviseur Eileen Samshuijzen, telefoon 0651032533, e-mail e.samshuijzen@nwo.nl. Voor meer informatie over NWO-I, zie www.nwo-i.nl.

Solliciteren?

Solliciteer uiterlijk 3 april a.s. via onze website: Werken bij NWO-I - NWO-I.

Het overleggen van een VOG (verklaring omtrent het gedrag) is onderdeel van de sollicitatieprocedure.

Online screening en een assessment kunnen onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

NWO-I zet zich in voor diversiteit op de werkplek.

Diversiteitscode

NWO-I streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, geaardheid of handicap, aan te reageren.

Over ons

NWO-I heet voluit de Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten. Het is een zelfstandige privaatrechtelijke stichting (geen overheid) die vanwege haar nationale belang onder toezicht staat van NWO (Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, wel overheid).  NWO-I is een koepelorganisatie voor negen nationale onderzoeksinstituten in onder andere de natuurkunde, ruimteonderzoek, wiskunde & informatica, criminologie, en zeeonderzoek. Het bureau van NWO-I, gevestigd in Utrecht, bestaat uit centrale afdelingen die ondersteuning bieden aan de instituten en het bestuur van de stichting. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.