Receptionist / administratief ondersteuner (v/m/x) HFML-FELIX

24 tot 32 uur
32 tot 40 uur

Omschrijving vacature

Ben jij georganiseerd, gastvrij en klaar voor een dynamische rol binnen een internationaal onderzoeksinstituut? Als receptionist / administratief ondersteuner bij HFML-FELIX zorg jij voor een warm welkom aan onze bezoekers en voor betrouwbare administratieve ondersteuning. Jij maakt elke dag het verschil voor onze onderzoekers, gasten en collega’s.

Wat ga je doen?
In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en medewerkers. Je ontvangt, registreert en verwijst bezoekers vriendelijk door en zorgt ervoor dat de ontvangstbalie en ontvangstruimte representatief zijn. Je neemt inkomende telefoongesprekken aan, verbindt deze door en verstrekt algemene informatie waar nodig. Daarnaast verwerk je zowel in- als uitgaande post en neem je pakketten in ontvangst. Ook beheer je de reserveringen van vergaderruimtes en de bijbehorende facilitaire voorzieningen. Je verzorgt de toegangscontrole van het instituut en voert de bijbehorende administratieve handelingen uit, waaronder het beheer van toegangspassen en het sleutelbeheer en bent aanspreekpunt m.b.t. beveiliging en optreden bij calamiteiten

Naast deze receptionele taken verricht je diverse administratieve werkzaamheden waaronder:

Bijhouden, bestellen en uitgeven van kantoorartikelen en overige bestellingen zoals catering, supermarkt bestellingen etc.
Activeren van gastenpassen.
Klaarleggen van gastenmapjes voorzien van formulieren, gastenpassen en sleutels
Verzorgen van koffie/thee en lunches bij vergaderingen.
Helpen bij het organiseren en klaarzetten van events.
Publicaties verwerken en ophangen op de publicatieborden.
Administratieve ondersteuning van het secretariaat.

Waar kom je te werken?
Als receptionist / administratief ondersteuner ben je werkzaam op de afdeling general support van HFML-FELIX in Nijmegen. De instituutsmanager is jouw leidinggevende.

Dit breng je mee

MBO-3 werk- en denkniveau.
Je blijft rustig en professioneel in situaties met tijdsdruk, veel bezoekers tegelijk of onverwachte vragen.
Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail in alle administratieve taken.
Je bent flexibel, je staat open voor andere werkwijzen en kunt schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden.
Je beschikt over probleemoplossend vermogen, je signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op.
Je kan samenwerken, je stemt af, overlegt en verbindt met collega’s.
Je kan goed communiceren, je bent in staat om een boodschap, idee of mening, begrijpelijk en helder over te brengen en te ontvangen, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Wat wij bieden

Een uitdagende en betekenisvolle functie voor 24 tot 40 uur per week.
Een collegiaal team waarin we elkaar helpen en bijstaan.
Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld via trainingen en opleidingen.
Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 2.988 en maximaal € 3.545 (afhankelijk van kennis en ervaring), conform schaal 5 cao-onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.
Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn hier te raadplegen, zoals ruim 8 weken vakantie per jaar.

Wil je meer weten?

Voor nadere inlichtingen over de inhoud van deze functie kun je je wenden tot Barbara Evertsen, instituutsmanager HFML-FELIX, telefoon: 06-39492253, e-mail: barbara.evertsen@hfml-felix.nl. Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Eileen Samshuijzen, adviseur P&O bureau NWO-I, telefoon: 06-51032533, e-mail: e.samshuijzen@nwo-i.nl. Voor meer informatie over HFML-FELIX, zie www.hfml-felix.nl/.

Solliciteren?

Heb je interesse in deze baan? We horen graag van je! Dit kan tot en met 23 januari a.s. via onderstaand online sollicitatieformulier.

Hou er alvast rekening mee dat sollicitatiegesprekken plaatsvinden op donderdag 29 januari.

Het overleggen van een VOG (verklaring omtrent het gedrag) is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Een assessment en online screening kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Diversiteitscode

HFML-FELIX streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, aan te reageren.

Over ons

HFML-FELIX is een erkend onderzoeksinstituut, gevestigd in Nijmegen, waar baanbrekend onderzoek wordt gedaan naar de eigenschappen en het gedrag van (nieuwe) materialen en moleculen. Dit lukt door ze bloot te stellen aan extreme omstandigheden, waaronder zeer hoge magneetvelden en krachtige vrije elektronen lasers. Het is de enige plek ter wereld waar deze twee technieken ook nog eens met elkaar gecombineerd kunnen worden.

Als NWO-onderzoeksintituut is HFML-FELIX onderdeel van een grote nationale samenwerking, bestaande uit de Radboud Universiteit, NWO (de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) en zes andere Nederlandse universiteiten. Ons team bestaat uit professoren, wetenschappers, technici, office team medewerkers, postdocs, PhD-studenten en studenten. Dit zorgt voor een diverse en innovatieve werkcultuur. We hebben ons eigen HFML-FELIX Raad en een International Scientific Advisory Committee.