Print deze pagina

Selectie en aanstelling van personeel

Hier vindt u informatie over het selecteren en aanstellen van personeel, de aanstellingsvoorwaarden voor oio's en postdocs, de Wet op de Identificatieplicht, in dienst bij een andere werkgever en de verlenging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten.

Tijdelijke arbeidsovereenkomst (postdoc) verlengen

Aan de duur van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en aan het aantal overeenkomsten dat achtereenvolgens kan worden gesloten (verlengingen) zijn wettelijke beperkingen gesteld. Deze wettelijke beperkingen zijn per 1 januari 2016 gewijzigd. 
Met werknemers uit de Functiefamilie Onderzoek in de salarisschalen 10 en 11, zoals postdocs, kan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangegaan, waarvan de totale duur, inclusief twee verlengingen, maximaal vier jaar bedraagt. Voor andere personeelscategorieën gelden andere regels. Vraag daarover in voorkomende gevallen gedetailleerde informatie bij de afdeling P&O NWO-I. 
 Voor nadere informatie hierover kunt u contact opnemen met de afdeling P&O NWO-I: Lydia van der Vlist (030) 600 12 45 of Joost Weber (030) 600 12 46.

Selecteren van personeel

U of uw gedelegeerde beoordeelt de reacties op de geplaatste advertentie. U dient de volgende procedure te volgen:

  • u bevestigt de ontvangst van de sollicitatiebrief;
  • u nodigt geselecteerde sollicitanten uit;
  • u vergoedt de reiskosten van sollicitanten;
  • u schrijft sollicitanten tijdig af met terugzending of vernietiging van persoonlijke gegevens;
  • de lokale universitaire personeelsfunctionaris kan u hierbij behulpzaam zijn.

Voordat u afspraken maakt met een potentiële kandidaat raden wij u aan eerst de informatie onder Aanstelling en begeleiding van promovendi en postdocs te bekijken.

Als u een geschikte kandidaat/kandidate gevonden heeft, volgt u de hier beschreven procedure.

  • U geeft de potentiële kandidaat een exemplaar van het document 'Informatie voor nieuwe NWO-medewerkers'. Hiervan is zowel een Nederlandse als een Engelse versie beschikbaar die u onderaan de pagina kunt downloaden.
  • U stuurt een volledig ingevuld en ondertekend Informatieformulier en kopie van diploma's/bul naar de afdeling P&O NWO-I. Ook dient u de identiteit van de betrokkene te verifiëren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (geldig paspoort/gemeentelijke identiteitskaart). U dient een geparafeerde kopie hiervan met het informatieformulier mee te sturen. Zie de Wet op Identificatieplicht.
  • Vervolgens brengt u de betreffende personeelsdienst van de universiteit op de hoogte van de voorgenomen aanstelling.
  • Bij een oio-plaats dan moet u een opleidings- en begeleidingsplan in drievoud meesturen. Zonder het opleidings- en begeleidingsplan kan NWO-I niet overgaan tot aanstelling. Bijstelling van een dergelijk plan tijdens het dienstverband is mogelijk. U kunt het formulier Taakomschrijving en opleidings- en begeleidingsplan oio's gebruiken.
  • Bij een postdoc-positie mag de aanstellingsduur maximaal drie jaar bedragen. Voor buitenlandse werknemers buiten EU-landen (waarop de 'kennismigrantprocedure' niet is/wordt toegepast) is die termijn twee jaar en elf maanden. Zie Aanstellingsvoorwaarden voor postdocs.
  • Na akkoord van P&O NWO-I ontvangt u alle aanstellingspapieren. U dient deze aan de kandidaat te sturen. 

Een aansluitende verlenging van de aanstelling is niet vanzelfsprekend. Zie de informatie hierboven bij Tijdelijke arbeidsovereenkomst (postdoc) verlengen.

P&O NWO-I:

  • maakt de arbeidsovereenkomst in tweevoud, met de aanbiedingsbrief;
  • meldt de nieuwe medewerker aan als deelnemer bij de Stichting Pensioenfonds ABP;
  • vraagt een werkvergunning/machtiging voorlopig verblijf (MVV) aan voor buitenlanders van buiten de EU. U verzorgt de benodigde gegevens hiervoor.

De introductie van de nieuwe medewerker is uw verantwoordelijkheid. Hierbij behoort u ook informatie te geven over regels met betrekking tot veiligheid (arbo) die op uw universiteit gelden.

Als u een buitenlandse medewerker aanstelt, krijgt u met verschillende regelingen te maken. Informatie hierover vindt u in het document 'Het aanstellen van buitenlands personeel', deze kunt downloaden.

Aanstellen van personeel

Als u een geschikte kandidaat/kandidate gevonden heeft, volgt u de hier beschreven procedure.

  • U geeft de potentiële kandidaat een exemplaar van het document 'Informatie voor nieuwe NWO-medewerkers'. Hiervan is zowel een Nederlandse als een Engelse versie beschikbaar die u onderaan deze pagina kunt downloaden. Let op! Deze brochure is specifiek bestemd voor NWO-I-medewerkers werkzaam binnen de BUW.
  • U stuurt een volledig ingevuld en ondertekend Informatieformulier en kopie van diploma's/bul naar de afdeling P&O NWO-I. Ook dient u de identiteit van de betrokkene te verifiëren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (geldig paspoort/gemeentelijke identiteitskaart). U dient een geparafeerde kopie hiervan met het informatieformulier mee te sturen. Zie de Wet op Identificatieplicht.
  • Vervolgens brengt u de betreffende personeelsdienst van de universiteit op de hoogte van de voorgenomen aanstelling.
  • Bij een oio-plaats dan moet u een opleidings- en begeleidingsplan in drievoud meesturen. Zonder het opleidings- en begeleidingsplan kan NWO-I niet overgaan tot aanstelling. Bijstelling van een dergelijk plan tijdens het dienstverband is mogelijk. U kunt het formulier Taakomschrijving en opleidings- en begeleidingsplan oio's gebruiken.
  • Bij een postdoc-positie mag de aanstellingsduur maximaal drie jaar bedragen. Voor buitenlandse werknemers buiten EU-landen (waarop de 'kennismigrantprocedure' niet is/wordt toegepast) is die termijn twee jaar en elf maanden. Zie Aanstellingsvoorwaarden voor postdocs.
  • Na akkoord van P&O NWO-I ontvangt u alle aanstellingspapieren. U dient deze aan de kandidaat te sturen. 

Een aansluitende verlenging van de aanstelling is niet vanzelfsprekend. Zie hieronder de informatie onder Verlenging van dienstverband.

P&O NWO-I:

  • maakt de arbeidsovereenkomst in tweevoud, met de aanbiedingsbrief;
  • meldt de nieuwe medewerker aan als deelnemer bij de Stichting Pensioenfonds ABP;
  • vraagt een werkvergunning/machtiging voorlopig verblijf (MVV) aan voor buitenlanders van buiten de EU. U verzorgt de benodigde gegevens hiervoor.

De introductie van de nieuwe medewerker is uw verantwoordelijkheid. Hierbij behoort u ook informatie te geven over regels met betrekking tot veiligheid (arbo) die op uw universiteit gelden.

Als u een buitenlandse medewerker aanstelt, krijgt u met verschillende regelingen te maken. Informatie hierover vindt u in het document 'Het aanstellen van buitenlands personeel' (pdf).

In dienst bij een andere werkgever

Bezetting van de formatie geschiedt door aanstelling in NWO-I-dienstverband. Slechts in uitzonderingssituaties kunt u personen in dienst bij andere werkgevers ten laste brengen van de NWO-I-personeelsformatie. Hiervoor hebt u vooraf schriftelijke instemming van NWO-I nodig. De facturering van deze personeelskosten betreft uitsluitend de directe werknemers- en werkgeverslasten (plus btw) tot een over een te komen maximumbedrag. U kunt geen overheadkosten declareren. 
Precieze afspraken legt NWO-I vast in een declaratieovereenkomst, die het Hoofd P&O (namens NWO-I) en de directeur van de faculteit (of een andere bevoegde) ondertekenen.

Wijzigingen regelgeving met betrekking tot tijdelijke arbeidsovereenkomsten

Aan de duur van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en aan het aantal overeenkomsten dat achtereenvolgens kan worden gesloten ('verlengingen') zijn wettelijke beperkingen gesteld. Deze wettelijke beperkingen zijn per 1 januari 2016 gewijzigd.

Met werknemers uit de Functiefamilie Onderzoek  in de salarisschalen 10 en 11 zoals postdocs kan een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangegaan, waarvan de totale duur, inclusief twee verlengingen, maximaal vier jaar bedraagt. Voor andere personeelscategorieën gelden andere regels. Vraag daarover in voorkomende gevallen gedetailleerde informatie bij de afdeling P&O NWO-I.

Voor nadere informatie hierover kunt u contact opnemen met de afdeling P&O NWO-I: Lydia van der Vlist, (030) 600 12 45 of Joost Weber (030) 600 12 46.

Verlenging van dienstverband

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege. Ongeveer vier maanden voor de einddatum ontvangt de betreffende werknemer bericht dat NWO-I zijn of haar contract administratief afwikkelt.

Als u overweegt om een tijdelijke arbeidsovereenkomst te verlengen, moet u eerst contact opnemen met de afdeling P&O NWO-I. U kunt zelf geen toezeggingen doen of afspraken maken. U dient een verlenging minimaal drie maanden voor de einddatum aan te vragen.
NWO-I verlengt de arbeidsovereenkomst van een oio slechts onder bepaalde voorwaarden. Zie hiervoor UVR-6 Bepalingen voor onderzoekers in opleiding (oio's), artikel 2 en artikel 3.
Bij verlenging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst met een buitenlandse medewerker zal deze eventueel ook zijn visum/tewerkstellingsvergunning moeten verlengen.