Omschrijving vacature
Ben jij een ervaren secretarieel talent, hou je ervan om orde en overzicht te hebben en houden, en word je blij van een faciliterende rol? Dan zijn wij op zoek naar jou.
Context
Als secretaresse bij HFML-FELIX ben je een sleutelfiguur in onze organisatie. Je hebt met veel verschillende mensen en organisaties contact ten behoeve van planning, organisatie, agendabeheer en ondersteuning. In de waan van de dag hou jij het overzicht én het hoofd koel. Je hebt een proactieve houding: je denkt mee en vooruit, gevraagd en ongevraagd. Dit brengt met zich mee dat je de balans weet te vinden tussen service-verlenend werken en tegengas geven wanneer dit nodig is.
Wat ga je doen?
Samen met je directe collega’s ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van HFML-FELIX. De werkzaamheden, die je samen met de rest van het team uitvoert, bestaan hoofdzakelijk uit:
- Beheren van de agenda’s van de twee directieleden.
- Ondersteuning bij het maken van complexere afspraken voor medewerkers van het HFML-FELIX en het organiseren bijeenkomsten/events.
- Coördineren van het MT en gelieerde bijeenkomsten: het samenstellen van de agenda, het verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken, het archiveren van documentatie en het notuleren van de bijeenkomsten.
- Logistieke, regelende en organisatorische werkzaamheden verrichten voor events, zoals feestjes, teamuitjes en workshops en het boeken van dienstreizen voor medewerkers (treinen, vluchten en hotels).
- Ook ben je een deel van je tijd eerste aanspreekpunt bij de receptie, waar je bezoekers ontvangt, registreert en doorverwijst naar de plek waar of persoon met wie zij een afspraak hebben.
Waar kom je te werken?
Als secretaresse ben je werkzaam op de afdeling general support binnen het team secretariaat. De teamleider secretariaat is jouw leidinggevende. Je werkplek is bij HFML-FELIX in Nijmegen.
Wat wij vragen
- Aantoonbaar MBO4 werk- en denkniveau.
- Ruime werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je kan goed communiceren, je bent in staat om een mondelinge en geschreven boodschap, idee of mening, helder over te brengen en te ontvangen, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Je werkt zorgvuldig, ordelijk en systematisch.
- Je kan omgaan met veel ad hoc werkzaamheden en neemt initiatief, waarmee je actief inspeelt op impliciete vragen en ontwikkelingen.
- Je kan samenwerken, je stemt af, overlegt en verbindt met collega’s.
Wat wij bieden
- Een uitdagende en betekenisvolle functie voor 32 tot 40 uur per week.
- Een collegiaal team waarin we elkaar helpen en bijstaan.
- Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
- Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld via trainingen en opleidingen.
- Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 3.024 en maximaal € 4.098 (afhankelijk van kennis en ervaring), conform schaal 7 cao-onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.
- Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn hier te raadplegen, zoals ruim 8 weken vakantie per jaar.
Wil je meer weten?
Voor nadere inlichtingen over de inhoud van deze functie kun je je wenden tot Thera Verkerk, teamleider secretariaat, telefoon: 06-50172183, e-mail: thera.verkerk@hfml-felix.nl. Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Eileen Samshuijzen, HR-adviseur, telefoon: 06-51032533, e-mail: eileen.samshuijzen@hfml-felix.nl. Voor meer informatie over HFML-FELIX, zie www.hfml-felix.nl/.
Solliciteren?
Heb je interesse in deze baan? We horen graag van je! Dit kan tot en met 5 juni a.s. via onderstaand online sollicitatieformulier.
Hou er alvast rekening mee dat sollicitatiegesprekken plaatsvinden op 11 juni in de middag.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Diversiteitscode
HFML-FELIX streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, aan te reageren.
Over ons
HFML-FELIX is een erkend onderzoeksinstituut, gevestigd in Nijmegen, waar baanbrekend onderzoek wordt gedaan naar de eigenschappen en het gedrag van (nieuwe) materialen en moleculen. Dit lukt door ze bloot te stellen aan extreme omstandigheden, waaronder zeer hoge magneetvelden en krachtige vrije elektronen lasers. Het is de enige plek ter wereld waar deze twee technieken ook nog eens met elkaar gecombineerd kunnen worden.
Als NWO-onderzoeksintituut is HFML-FELIX onderdeel van een grote nationale samenwerking, bestaande uit de Radboud Universiteit, NWO (de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek), Radboud UMC en zeven andere Nederlandse universiteiten. Ons team bestaat uit professoren, wetenschappers, technici, office team medewerkers, postdocs, PhD-studenten en studenten. Dit zorgt voor een diverse en innovatieve werkcultuur. We hebben ons eigen HFML-FELIX bestuur, Scientific Program Council en Scientific Advisory Committee.