Beleidskader implementatie Plan S volgens de groene route bij de NWO-instituten

Waarom is Open Access publiceren belangrijk

Het Open Access beschikbaar maken van wetenschappelijke publicaties bij de NWO-instituten is om meerdere redenen belangrijk. Ten eerste omdat het de wetenschappelijke carrière van wetenschappers ten goede komt als hun werk vrij toegankelijk is. Uit onderzoek is gebleken dat publicaties die OA beschikbaar zijn vaker gelezen worden, vaker geciteerd worden en meer impact hebben. Daarmee draagt het OA beschikbaar zijn van publicaties bij aan de wetenschappelijke reputatie van zowel de wetenschapper als het instituut waar hij/zij voor werkt. 

Daarnaast is het belangrijk dat de resultaten van publiek gefinancierd onderzoek zo veel mogelijk openbaar beschikbaar zijn voor iedereen. 

Inleiding 

De onmiddellijke, onbelemmerde toegang en mogelijkheid tot (her)gebruik van wetenschappelijke publicaties is een essentiële randvoorwaarde voor een goed functionerend wetenschapssysteem. Open Access zorgt voor een grotere (digitale) verspreiding en vindbaarheid van wetenschappelijke resultaten en daarmee voor een grotere potentiële impact op wetenschap en maatschappij. NWO zet zich er als ondertekenaar van de Berlin Declaration on Open Access al vanaf 2005 voor in dat resultaten van door NWO gefinancierd onderzoek Open Acces beschikbaar komen. NWO geeft daarmee invulling aan de ambities van de Nederlandse regering (OCW 2013, OCW 2016) en de Europese Raad van ministers (EC 2016). Daarbij speelt een belangrijke rol dat het hier gaat om publiek gefinancierd onderzoek. NWO werkt samen met nationale en internationale partners om de transitie naar Open Access te bevorderen, zoals het Nationaal Plan Open Science (OCW 2017). NWO heeft zich in september 2018 ook aangesloten bij Coalitie S: een groep van nationale onderzoeksfinanciers die met behulp van Plan S beoogt de transitie naar volledige en onmiddellijke Open Access te versnellen. 

Op 24 juni 2020 heeft de RvB NWO de beleidsregel Open Access (voor NWO subsidies) vastgesteld, waarmee de implementatie van Plan S bij het granting deel van NWO is geregeld. Ook bij NWO-I moet  implementatie van plan S plaatsvinden, waarbij zo nauw mogelijk wordt aangesloten bij de beleidsregel voor NWO subsidies. Met dit beleidskader geeft NWO-I uitwerking aan de implementatierichtlijnen van PlanS zoals gepubliceerd door Coalitie S op 31 mei 2019.

Er zijn drie mogelijke routes om plan S compliant te publiceren: 

• Goud: publiceren in full gold Open Access tijdschriften;
• Hybride: publiceren in een tijdschrift dat valt onder een transformatieve deal (zoals de UKB/VSNU Open Access deals);
• Groen: publiceren in een gesloten of hybride abonneetijdschrift en het onmiddellijk (zonder embargo) deponeren van de gepeerreviewde versie (AAM of VoR) in een repository

Dit beleidskader richt zich op het verankeren van de groene route bij NWO-I. Dit laat onverlet dat ook van de andere routes gebruik kan worden gemaakt, maar daar is op dit moment geen beleidskader voor nodig.

Doel van dit beleidskader

Het beleidskader geeft het beleid van NWO-I ten aanzien van de groene route naar Open Access publiceren weer. Het direct zonder embargo deponeren van een kopie van de finale gepubliceerde versie van het artikel (“Version of Record”) of tenminste het geaccepteerde manuscript (“Author Accepted Manuscript”) in een open access repository die is geregistreerd in de Directory of Open Access Repositories en voldoet aan de in door Coalitie S vastgestelde technische richtlijnen en eisen.

Toepassing en bereik

Dit beleidskader is van toepassing op alle peerreviewed publicaties die voortkomen uit met de basisfinanciering van NWO gefinancierd onderzoek bij de NWO instituten en die ingediend worden na 1 januari 2021. Onder NWO-instituten worden de volgende instituten verstaan: AMOLF, ARCNL, ASTRON, CWI, DIFFER, Nikhef, NIOZ, NSCR, SRON en HFML-FELIX, dat op 1 januari 2025 toetrad tot NWO-I.

Juridische basis

De juridische basis voor de twee hieronder genoemde uitgangspunten ligt in de Cao-OI, artikel 1.8.2.1. Deze luidt: "Op grond van artikel 7 Auteurswet wordt de werkgever als de maker en rechthebbende aangemerkt van die werken die de werknemer in het kader van zijn dienstverband heeft vervaardigd."  Hieronder vallen ook peerreviewed publicaties.

Uitgangspunten

1. Werknemers worden geacht al hun (peerreviewed) publicaties - zowel de publicaties waar ze corresponding auteur van zijn als die waarvan ze co-auteur zijn -  (tenminste AAM en waar dat mag de VoR) direct bij publicatie (ten laatste op de dag dat de publicatie in de papieren versie van het tijdschrift verschijnt) in een repository te zetten. In het geval dat meerdere auteurs bij een NWO instituut werken, is het voldoende dat een van hen de publicatie in de repository zet. En in het geval dat een publicatie al OA beschikbaar is via een andere DOAR-geregistreerde repository, dan volstaat het opnemen van een link naar de publicatie in de aangewezen, eigen repository. 
2. De werkgever verleent een niet-exclusieve licentie op alle peerreviewed publicaties van de werknemer om een optimale verspreiding hiervan te bevorderen. Deze licentie is bedoeld om te waarborgen dat de werknemer bevoegd is om een post-peerreview versie van zijn/haar publicatie (zonder embargo) in een repository te zetten. 

Repository

Elk NWO instituut bepaalt zelf welke repository ze aanwijst om de publicaties in te deponeren. De enige randvoorwaarde aan de repositories is dat ze aan de (technische) eisen van Plan S moeten voldoen. 

Monitoring en evaluatie

De eerste jaren zal de monitoring gericht zijn op het bezien of deze nieuwe regels leiden tot een stijging van het aantal OA beschikbare artikelen. De verantwoordelijkheid voor de monitoring wordt belegd bij het instituut zelf. Zij zijn het beste in staat om de vinger aan de pols te houden waar het gaat om het in de repository zetten van de artikelen door de wetenschappers. Alsook om die wetenschappers daarbij te helpen en aan te helpen herinneren. De instituten wordt gevraagd om jaarlijks een rapportage te maken over het percentage OA beschikbare artikelen van hun instituut. 

Daarnaast zal in de eerste jaren ook geïnventariseerd worden waar de bottlenecks zitten zodat daar passende acties op ondernomen kunnen worden. 

Het doel is om zo snel mogelijk toe te groeien naar 100% OA beschikbaarheid van peerreviewed publicaties. Daarom zal elk jaar in een regulier overleg tussen elke instituutsdirecteur en de directie NWO-I worden gesproken over de OA cijfers van het desbetreffende instituut en de voortgang van het behalen van het doel.

In 2023 zal dit beleid worden geëvalueerd. Dan moet duidelijk zijn of dit beleid voldoende is om de doelstelling van 100% OA te halen. Of dat toch gezocht moet worden naar stringentere maatregelen.

Betekenis van begrippen

• Author Accepted Manuscript: is de versie van een artikel dat geaccepteerd is voor publicatie door de uitgever en wijzigingen bevat als gevolg van het peer review proces dat is doorlopen maar nog niet de finale opmaak van het tijdschrift heeft.
• Coalitie S: is een groep van nationale en private onderzoeksfinanciers die beogen de transitie naar open access tot wetenschappelijke publicaties te versnellen. Daartoe lanceerden zij op 4 september 2018 Plan S dat als doel heeft om ervoor te zorgen dat vanaf 2021 alle publicaties die voortkomen uit financiering van de aangesloten onderzoeksfinanciers onmiddellijk (zonder embargo) open access beschikbaar is.
• Open access tijdschrift of platform: een tijdschrift waarin wetenschappelijke artikelen verschijnen die direct bij publicatie (zonder embargo) zonder restricties, vrij en open via internet beschikbaar zijn om te lezen en in veel gevallen ook te hergebruiken. 
• Open access repository: een database of digitaal archief opgezet om wetenschappelijke publicaties (en soms ook andere wetenschappelijke producten) te verzamelen en archiveren en deze via internet vrij toegankelijk te maken. Er wordt onderscheid gemaakt tussen institutionele repositories die zich richten op het verzamelen en ontsluiten van wetenschappelijke output van onderzoekers van een universiteit of onderzoeksinstelling en disciplinaire repositories die zich richten op het toegankelijk maken van publicaties van een internationale onderzoeksgemeenschap uit een veld. 
• Peer review: het proces van onderlinge collegiale toetsing door vakgenoten. Door veel wetenschappelijke tijdschriften gebruikt om de kwaliteit van een wetenschappelijk artikel vast te stellen. 
• Publicaties: peerreviewed wetenschappelijke artikelen die zijn gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek dat geheel of gedeeltelijk is gefinancierd door NWO-I.
• Transformatieve overeenkomst: een overeenkomst gesloten tussen onderzoeksinstellingen (doorgaans consortia van bibliotheken) en uitgevers die tot doel hebben om het verdienmodel van het wetenschappelijke communicatiesysteem via wetenschappelijke tijdschriften te veranderen van een situatie waarin uitgevers betaald worden voor licenties of abonnementen op gesloten tijdschriften naar een model waarin uitgevers betaald worden voor het open access publiceren van wetenschappelijke artikelen. 
• UKB: het samenwerkingsverband van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek dat in Nederland verantwoordelijk is (samen met de VSNU) voor de onderhandelingen met uitgevers over toegang tot wetenschappelijke tijdschriften.
• Version of Record: de finale versie van het artikel zoals het na acceptatie en peer review door het tijdschrift wordt gepubliceerd.