Sollicitatiecode

Uitgangspunten wervings- en selectiebeleid

1. NWO hanteert een sollicitatiecode die is afgeleid van de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). De NVP-sollicitatiecode bevat basisregels die arbeidsorganisaties en sollicitanten naar het oordeel van de NVP in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. De NWO-sollicitatiecode bevat de basisregels die NWO in acht neemt bij externe werving en selectie ter vervulling van vacatures. De code geldt, voor zover van toepassing, ook bij interne sollicitaties.
2. Uitgangspunten in het wervings- en selectiebeleid van NWO zijn:
   a. selectie geschiedt op basis van geschiktheid voor de functie;
   b. in voorkomende gevallen kan er een voorkeursbeleid voor achterstandsgroepen op de arbeidsmarkt worden gehanteerd;
   c. sollicitanten worden deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, de inhoud van de functie en de plaats daarvan in de organisatie;
   d. van de sollicitant wordt slechts die informatie gevraagd die nodig is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie;
   e. de sollicitant verschaft die informatie die NWO nodig heeft om een juist beeld te krijgen over de geschiktheid voor de vacante functie en van zijn vakbekwaamheid en hij/zij houdt geen informatie achter waarvan hij/zij weet of behoort te begrijpen dat deze van belang is voor de vervulling van functie waarop hij/zij solliciteert;
   f. over door NWO verkregen informatie uit openbare bronnen (internet) is NWO transparant naar de sollicitant en deze informatie wordt, indien relevant, met de sollicitant besproken;
   g. de privacy van de sollicitant wordt gewaarborgd, de door de sollicitant verstrekte gegevens worden vertrouwelijke en zorgvuldig behandeld.

Ontstaan van de vacature

1. Indien er een te vervullen vacature is of komt, wordt een vacaturebeschrijving opgesteld waarin de relevante kenmerken worden vermeld. Daartoe behoren: taakinhoud en verantwoordelijkheden, functie-eisen, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband (tijdelijk of vast), arbeidsomvang en standplaats.
2. Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kenmerken. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken worden slechts gesteld indien deze in verband met een goede functie-uitoefening noodzakelijk en wettelijk toelaatbaar zijn.

Werving

1. Een personeelsadvertentie vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacature, de wijze van solliciteren (indiening van sollicitatiebrief en curriculum vitae), eventuele bijzondere selectieprocedures/-middelen (zoals psychologisch onderzoek), een eventuele aanstellingskeuring en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd.
2. Voor een aantal functies en bij een aantal organisatieonderdelen van NWO is een verklaring omtrent gedrag (VOG) onderdeel van de selectie. Indien een VOG wordt gevraagd, dan wordt dat vermeld in de tekst van de vacature. De kosten van een VOG worden door NWO vergoed.
3. Indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt.

Selectiefase 

1. De afdeling P&O van het desbetreffende NWO-instituut of -bureau bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk (binnen enkele weken) na de sluitingsdatum voor reacties:
   a. of hij/zij wordt afgewezen;
   b. of hij/zij wordt uitgenodigd;
   c. of zijn/haar sollicitatie wordt aangehouden.
2. Indien een sollicitant voor een gesprek wordt uitgenodigd, of indien zijn/ haar sollicitatie wordt aangehouden, wordt daarbij de verwachte duur van de selectieprocedure vermeld en wordt de sollicitant geïnformeerd over de te volgen procedure.
3. Aan de sollicitant worden alleen vragen gesteld over aspecten die voor de functie en/of voor de functievervulling relevant zijn, zoals vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring).

Nader onderzoek 

1. Indien de selectiecommissie over de sollicitant informatie wil inwinnen bij derden, wordt daartoe vooraf toestemming aan de sollicitant gevraagd. De beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.
2. Indien in de selectieprocedure een psychologisch onderzoek wordt uitgevoerd, zullen de resultaten daarvan alleen na toestemming van de sollicitant in de selectieprocedure worden betrokken.
3. Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden, indien er aan de vervulling van de functie eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten zijn gesteld. Het onderzoek wordt verricht door een arts, onder verantwoordelijkheid van een arbodienst, met inachtneming van de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels.

 Eindselectie en beslissing

1. Indien NWO, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet voor de vacante functie in aanmerking komt, ontvangt deze daarover zo spoedig mogelijk bericht. Daarbij wordt vermeld dat de sollicitant desgevraagd een (telefonische) toelichting op de afwijzing kan krijgen.
2. Schriftelijke gegevens van afgewezen sollicitanten worden zo spoedig mogelijk vernietigd. Dit wordt vermeld aan de afgewezen sollicitant.
3. Alleen met instemming van de sollicitant kunnen zijn/haar gegevens voor andere vacatures in portefeuille worden gehouden.
4. Bij het aangaan van een dienstverband worden alle afspraken schriftelijk vastgelegd.

Klachtenbehandeling

1. Een schriftelijke klacht van de sollicitant die van oordeel is onzorgvuldig, onbillijk of onjuist te zijn behandeld, wordt behandeld met inachtneming van de toepasselijke klachtregeling van NWO-I.
2. De sollicitant die van mening is een onbevredigend antwoord te hebben ontvangen op de schriftelijk door hem ingediende klacht, kan zich wenden tot de Nationale Ombudsman of de NVP.