NWO-instituten gaan open access publiceren

"Open access is voor veel van de NWO-instituten helemaal niet nieuw. Er zijn zelfs instituten die al 90 procent van hun artikelen open access publiceren. Dat we nu beleidsregels maken, is voor sommige instituten gewoon een formalisering van wat ze allang doen", vertelt Mout die vanuit bureau NWO-I de overgang naar open access coördineert en het beleid samen met de instituten maakt en uitrolt. NWO-I sluit daarbij zo nauw mogelijk aan bij de beleidsregels van de domeinorganisatie van NWO, Open Access voor NWO subsidies, die in juni 2020 werd vastgesteld.

Groene route

Volgens Plan S zijn er verschillende manieren - ook wel routes genoemd - om open access te publiceren: (1) met de 'gouden route' gaat de publicatie via uitgeversplatforms in volledig open access tijdschriften. Deze route kan kosten met zich meebrengen. De publicatiekosten, ook wel article processing charges (APC's) genoemd, worden gedragen door auteurs of door hun instellingen. (2) Bij de 'hybride route' gaat het om publicatie in tijdschriften die vallen onder een transformatieve deal. In dit soort deals worden afspraken gemaakt tussen uitgevers en wetenschappelijke instellingen (in Nederland door de VSNU) over OA publiceren in en leestoegang tot de tijdschriften van die uitgever. Op dit moment neemt NWO-I alleen deel aan de transformatieve deal met Elsevier en zijn er gesprekken met de VSNU over mogelijkheden om aan te sluiten bij andere deals. De VSNU heeft namelijk deals met (bijna) alle grote wetenschappelijke uitgevers. (3) Bij de 'groene route' wordt de volledige tekst van academische publicaties gedeponeerd in een 'trusted' repository, een publiek toegankelijke database die wordt beheerd door een onderzoeksorganisatie.
Mout: "Onze onderzoekers mogen in principe alle drie de routes kiezen, maar het was vooral nodig om beleid uit te stippelen voor de 'groene' route. Het bestuur van NWO wil deze route goed verankeren binnen de organisatie, omdat deze aansluit bij de werkwijze die al jaren binnen de instituten bestaat. Voor de andere routes is op dit moment geen beleidskader nodig".

Tradities

NWO-I bestaat uit negen verschillende instituten met elk een ander wetenschapsgebied. Elk gebied heeft een eigen werkwijze voor het publiceren van artikelen. Mout: "Ik ben afgestudeerd binnen de sterrenkunde en tijdens mijn afstudeeronderzoek zocht ik elke ochtend in ArXiv naar nieuwe artikelen. Ik kon dus alles altijd vinden en was verbaasd dat dit niet zo is in alle vakgebieden. Bij wiskunde-instituut CWI zit open access publiceren erin gebakken. Zij hebben zelfs een eigen repository dat je via de CWI-website kunt raadplegen. NSCR heeft vanuit de traditie in de sociale en rechtswetenschappen daarentegen een heel andere publicatiecultuur. Daar zijn ze niet gewend aan open access. Mede hierom rekenen we geen enkel instituut de eerstkomende jaren af op cijfers. Elk instituut rolt het open access-beleid op zijn manier uit en over een tijd gaan we kijken waar we staan, wat de effecten zijn, of het wel of niet goed lukt, of er reacties komen vanuit uitgevers en of er wellicht meer nodig is om de omslag naar 100 procent open access te maken. Voor onze wetenschappers is het belangrijk dat ze weten dat ze met vragen of twijfels over open access bij hun aanspreekpunt op het instituut, hun bibliothecaris/informatiemanager of bij mij terecht kunnen."

Auteursrecht

Mout zegt dat er discrepantie zit tussen het beleid van de domeinorganisatie van NWO (NWO-D) en de NWO-instituten. "In de subsidietoekenningen vanaf 2021 worden onderzoekers verplicht om het auteursrecht zelf te behouden bij hun gepubliceerde artikelen. Veel uitgevers eisen echter dat je het auteursrecht aan hen overdraagt. Als schrijver van het artikel of ontwerper van een afbeelding ben je dan niet meer vrij om ermee te doen wat je wilt. Voor wetenschappers die in dienst zijn van NWO-I geldt dat het auteursrecht op hun werk bij NWO-I ligt. Wetenschappers accepteren nu dat ze het auteursrecht overdragen en dat staan we al jaren toe, want voor hen telt met name dat ze in bepaalde tijdschriften kunnen publiceren. Maar open access streeft er juist naar dat het hele artikel van jou, of in ons geval NWO-I, blijft, dus inclusief je auteursrecht. Omdat NWO-I een werkgever is en geen subsidieverstrekker, is het heel lastig om het niet afstaan van auteursrecht aan uitgevers juridisch goed te regelen. Bovendien is de auteurswet voor meerdere interpretaties vatbaar. Daarom hebben we het behoud van het auteursrecht niet meegenomen in het beleid dat we nu uitrollen en kijken we nog even aan hoe dit zich verder ontwikkelt."

Monitoren

De komende tijd zal Mout in samenwerking met andere collega’s monitoren hoe de uitrol van het open access-beleid binnen NWO-I verloopt. "We komen drie tot vier keer per jaar bij elkaar met onze 'klankbordgroep open access'. Dat zijn de bibliothecarissen, informatiemanagers en een aantal wetenschappers uit de instituten. Gezamenlijk bekijken we hoe het gaat, wat de reacties zijn van de wetenschappers, en we proberen van elkaar te leren. Daarnaast heb ik veel contact met Hans de Jonge van bureau RvB die het open access beleid vanuit NWO-D onder zijn hoede heeft."

Grenzen verleggen

Het beleid rondom de 'groene route' is nu uitgezet bij de NWO-instituten. Onderzoekers mogen gewoon nog voor alle tijdschriften kiezen en bijvoorbeeld in Nature publiceren, zolang ze hun artikel maar direct na publicatie in de door hun instituut aangewezen repository zetten. "De praktijk zal moeten uitwijzen wat er gebeurt. We hebben nog geen klachten van uitgevers gekregen", aldus Mout, die toegeeft dat het allemaal ook best spannend is. "Je merkte wel toen Plan S werd gelanceerd, dat er angst was over hoe uitgevers zouden reageren. Het is echt een kwestie van grenzen verleggen en uitproberen. Zo worden uitgevers ook gedwongen om mee te bewegen. We merken dat ze erover nadenken. De ene uitgever gaat een sprong vooruit richting open access, de ander grendelt meer af. We zijn moedige stappen aan het nemen om verder te komen. Ik roep de instituten vooral op om zo door te gaan!"

Over Jacqueline Mout

Jacqueline Mout is al zes jaar werkzaam als senior beleidsmedewerker bij bureau NWO-I en was daarvoor werkzaam als beleidsmedewerker bij OCW. Naast open access houdt ze zich bezig met Diversiteit binnen NWO-I, beleidszaken rondom radiotelescoop LOFAR van NWO-instituut ASTRON en is de liaison officer van NWO-instituut SRON. Ze is getrouwd, moeder van een dochter van 8 en een zoon van 5 en heeft genoeg leuke bezigheden naast het werk: ze houdt van stijldansen (Ballroom en Latin), bakken, tekenen en schilderen.

Meer informatie

Open science
Open science staat voor de transitie naar een nieuwe, meer open en inclusieve manier van het uitvoeren, publiceren en evalueren van wetenschappelijk onderzoek. Centraal in dit concept staat het streven naar meer samenwerking en transparantie in alle onderzoeksfasen. Dit wordt onder meer bereikt door het zo vroeg en open mogelijk delen van data, publicaties, software en resultaten. Open science heeft naast met open access ook raakvlakken met thema's als wetenschappelijke integriteit, diversiteit & inclusie en erkennen & waarderen. Meer hierover lees je op de website Nationaal programma open science.

Meer informatie over open acces
Op de NWO-I website vind je meer informatie over beleid dat NWO-I heeft uitgezet over open access. En ook op de algemene gezamenlijke 'Open Access' website van NWO, de TU Delft, UKB (Universiteitsbibliotheken & koninklijke bibliotheek), VSNU en SURF vind je heel toegankelijke informatie over open access en het belang ervan.

Open access en de universitaire werkgroepen (BUW)
Ben je werkzaam in een universitaire werkgroep (BUW) en dus in dienst van NWO-I, dan is het bovengenoemde beleidsplan open access niet voor jou van toepassing. Heb je vragen over open access, dan kun je terecht bij je werkgroepleider.

Tekst: Melissa Vianen
Nieuwsbrief Inside NWO-I, juli 2021