NWO-I blijft zich verder ontwikkelen
De laatste stand van zaken in de bedrijfsvoering
In de septembereditie 2021 van deze nieuwsbrief schreven we over meerdere organisatieontwikkelingen binnen NWO-I. Het structurele begrotingstekort waarvan sprake was, is inmiddels opgelost. Een bericht daarover ging 25 augustus 2021 naar instituten en bureau. Daarin stond ook te lezen dat het stichtingsbestuur de komende jaren miljoenen euro’s extra in de organisatie zal investeren voor verdere professionalisering. Een deel zal bijvoorbeeld gaan naar de beveiliging van onze computernetwerken. Intussen wordt nog steeds gewerkt aan het verder verbeteren van de gezamenlijke bedrijfsvoering. In dit artikel meer over dat laatste.
In haar huidige vorm bestaat de Stichting NWO-I sinds begin 2018 en is dus een relatief jonge organisatie. Er zijn diverse stappen gezet om de bedrijfsvoering van de negen NWO-instituten en het bureau NWO-I te versterken en de voordelen van de gezamenlijkheid te benutten. Inmiddels zijn we één werkgever en zijn de meeste arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd. Vorig jaar zijn we allemaal in één financieel systeem gaan werken, wat de efficiëntie ten goede komt. Er is gewerkt aan een gezamenlijke huisvestingsstrategie en voor de verschillende disciplines binnen de bedrijfsvoering hebben we een structuur voor afstemming en het uitwisselen van informatie.
Kwaliteit en efficiëntie
Vorig jaar zijn met hulp van een extern bureau ambitieuze plannen gemaakt om de kwaliteit en de efficiëntie van bedrijfsvoering van zowel de instituten als bureau NWO-I verder te ontwikkelen. Dat gebeurde in aparte werkgroepen in de volgende domeinen:
- Bestuursondersteuning, strategie
- Financiën, business control, informatiemanagement, inkoop
- Personeel & Organisatie
- Communicatie
- Huisvesting en facilitair
- Arbo en milieu
- ICT (niet onderzoek gebonden) en security
- Juridisch, privacy
Elke werkgroep leverde na veel gesprekken, interviews en workshops verbetervoorstellen die achtereenvolgens besproken werden door de stuurgroep van het ontwikkelprogramma, de instituutsmanagers en de directeuren. Alle voorstellen zijn na goedkeuring samengevat in één notitie met belangrijke beslispunten waarover het Stichtingsbestuur moest besluiten. Op 15 december 2021 besprak het bestuur alle voorgestelde punten en nam het vervolgens ‘voorgenomen besluiten’. Die worden nu eerst aan de medezeggenschap voorgelegd ter advisering. Daarna kan het bestuur de besluiten eventueel definitief bekrachtigen. Tijdens het schrijven van dit artikel werd de laatste hand gelegd aan deze adviesaanvraag voor de Groepsondernemingsraad (GOR).
Hoe nu verder?
Het programma Ontwikkeling bedrijfsvoering komt nu in een volgende fase terecht. Er komen hoe dan ook veranderingen aan en daarvoor moeten de voorstellen worden uitgewerkt en uitgevoerd. Dat gaat gebeuren nadat de GOR over de voorgenomen besluiten advies heeft uitgebracht. De stuurgroep wil zo snel mogelijk samen met de diverse bedrijfsvoering domeinen aan de slag met de daadwerkelijke implementatie van de verbetervoorstellen.
Binnen twee domeinen moeten echter nog extra stappen gezet worden. Dat geldt in de eerste plaats voor het domein Finance & Control. Het bestuur vindt het noodzakelijk dat er gewerkt gaat worden aan versterking en bundeling van de expertise en de vorming van een shared backoffice. Daarnaast zal nog nader gekeken worden naar de omvang en focus binnen het domein Communicatie bij instituten en bureau. Daarbij wordt ook de samenwerking met NWO-D betrokken.
Voor bureau NWO-I komt er een apart organisatieplan om zo de tweeledige rol van het bureau optimaal te organiseren. Uiteraard gaat het hierbij om de dienstverlening aan de instituten die op termijn mede vorm zal krijgen in shared backoffices voor Personeel & Organisatie en Finance & Control. Daarnaast benadrukte het bestuur de tweede belangrijke functie van het bureau waarbij het proactief strategie en beleid voorbereidt en bovendien anticipeert op belangrijke maatschappelijke ontwikkelingen.
Goed moment
Het verder versterken van onze bedrijfsvoering komt op een goed moment. In het nieuwe regeerakkoord hecht het kabinet belangrijke waarde aan de wetenschap en stelt het veel extra geld beschikbaar. Daarmee wordt 2022 een jaar van belofte en opbouw. Dat geldt natuurlijk ook voor ons eigen wetenschappelijke onderzoekswerk en de optimale ondersteuning daarvan vanuit de bedrijfsvoering. We werken zo duurzaam en toekomstgericht samen aan de kennisontwikkeling waar kabinet en samenleving om vragen.
Nieuwsbrief Inside NWO-I, februari 2022
Op de NWO-I website vind je het archief van de nieuwsbrief Inside NWO-I.